Häufig gestellte Fragen

Wir beantworten Ihre Fragen zu e-Invoicing, Invoice Financing (Factoring) und Ausgabenanalyse im Tungsten Network.

Was ist e-invoicing?

e-Invoicing ist der Austausch von elektronischen Rechnungsdaten vom Rechnersystem des Lieferanten zu dem seines Kunden, ohne dass die Papierform genutzt werden muss. Die elektronische Rechnung dient als rechtsverbindliches Dokument für die Umsatzsteuer, die Steuer und das Rechnungswesen sowie als Zahlungsaufforderung.

Durch die elektronische Rechnungsverarbeitung oder e-invoicing wird der Aufwand im Bereich der manuellen Dokumentenverarbeitung drastisch reduziert. Die Daten werden im Buchhaltungssystem des Lieferanten generiert und direkt an das System seines Kunden gesendet.

Tungsten sorgt dabei für die Integration der Buchhaltungssysteme mit dem Tungsten Netzwerk. Die Lieferanten senden ihre Rechnungsdaten über "data connectivity" in ihrem bevorzugten Format. Diese werden dann konvertiert, ergänzt, validiert und digital signiert, bevor sie an das Buchhaltungssystem des Käufers gesendet werden, und zwar in dessen bevorzugtem Format. Zusätzliche Hard- oder Software ist hierfür nicht erforderlich.

Kleinere Lieferanten oder solche, die nur seltener Rechnungen stellen, können zur Rechnungsstellung das Webformular nutzen – dafür sind lediglich eine Internetverbindung und ein Standardbrowser erforderlich.

Wer ist Tungsten?

Das Netz der elektronischen Rechnungstellung von Tungsten Network wurde 2000 gegründet. Tungsten beschleunigt den weltweiten Handel für Kunden durch:

  • Tungsten Network: Elektronische Rechnungsstellung für systemisch verbundene Lieferketten
  • Tungsten Analytics: Echtzeit-Informationen für bessere Kaufentscheidungen
  • Tungsten Bank: Lieferketten-Finanzierung für mehr Unternehmenswachstum

Wie unterscheidet sich Tungsten e-invoicing von optischer Texterkennung (OCR) und Einscannen?

Elektronische Rechnungsstellung oder e-invoicing ermöglicht es jedem Lieferanten, von seiner Rechnungsapplikation aus Daten an das Buchhaltungssystem seines Kunden zu senden. Eine manuelle Erstellung von Papierrechnungen entfällt dabei.

Mit Hilfe von OCR und Einscannen lässt sich der manuelle Aufwand zwar teilweise reduzieren, allerdings wird hier eine vom Computer erstellte Rechnung ausgedruckt und versandt. Anschließend muss sie dann wieder manuell ins Empfängersystem eingegeben werden.

Da Papierrechnungen im Format und Aussehen sehr unterschiedlich und zuweilen schwer lesbar sein können, ist es für OCR-Systeme oft schwierig, Inhalte zu erkennen und lesbare Daten ins System des Kunden einzupflegen. Das kann dazu führen, dass Daten überprüft und gegebenenfalls sogar manuell eingegeben werden müssen.

Das e-invoicing System von Tungsten Network generiert aus den Rechnungsdaten des Lieferanten eine digital signierte Rechnung im PDF-Format und überträgt diese automatisch ans Buchhaltungssystem des Kunden. Dieses Dokument dient dann als steuerkonforme Rechnung. Tungsten sendet diese Datei an den Rechnungsempfänger, damit sie lokal gespeichert und für weitere Arbeitsschritte verwendet werden kann. Zusätzlich speichert Tungsten alle Rechnungsdaten im archive, auf das Kunden und Lieferanten über das Portal. Portal zugreifen können.

Wie unterscheidet sich Tungsten e-invoicing von elektronischem Datenaustausch (EDI)?

Vielleicht nutzen einige Ihrer Kunden oder Lieferanten bereits den elektronischen Datenaustausch (EDI), um Rechnungsdaten zu senden und zu empfangen. Zwar ist EDI eine schnelle, sichere Plattform, aber sie hängt stark von bestimmten Standards ab, die beim Lieferanten eventuell nicht gegeben sind. Außerdem erfordert sie auf Lieferantenseite Mapping, was kompliziert, teuer und nicht für alle Unternehmen zugänglich ist.

Zudem ist EDI eine „Point-to-Point“-Verbindungstechnologie, was bedeutet, dass der Käufer separat mit jedem einzelnen Lieferanten kommunizieren muss. Im Gegensatz dazu arbeitet Tungsten e-invoicing mit einem offen zugänglichen Netzwerk. So stellt der Kunde nur ein einziges Mal eine Verbindung mit Tungsten her, um die Rechnungen all seiner Lieferanten abzurufen.

Beim e-invoicing von Tungsten müssen die Lieferanten somit keine teure Mapping-Software kaufen, sondern können Rechnungsdateien unter Verwendung bereits genutzter Datenformate von ihrem eigenen Buchhaltungssystem aus erstellen. Sobald ein Lieferant das Tungsten Netzwerk nutzt, kann er Rechnungen an beliebig viele Kunden senden, ohne zusätzliche, käuferspezifische Modifikationen durchführen zu müssen. Das Tungsten Netzwerk nimmt automatisch alle erforderlichen Datenumwandlungen zwischen Lieferanten und Kunden vor.

Welche Geschäftsvorteile bringt e-invoicing dem Käufer?

Die elektronische Rechnungsverarbeitung bietet viele Vorteile:

  • Im gesamten Fakturierungsprozess ist überhaupt kein Papier mehr erforderlich
  • Die Datenqualität wird beträchtlich gesteigert (manuelle Dateneingabe / OCR entfällt)
  • Kein Verlust von Rechnungen (alle Rechnungen werden direkt an die Kreditorenbuchhaltung bzw. an Workflow-Systeme gesandt)
  • Optimiertes Reporting und erhöhte Transparenz
  • Mehr Möglichkeiten der Skontonutzung
  • Bessere Lieferantenbeziehungen

Darüber hinaus profitieren Nutzer des Tungsten e-invoicing Netzwerks von der Tungsten Erfahrung und unserer Best-Practice-Beratung:

  • Einziger Anbieter mit einem wirklich globalen Netzwerk
  • Lieferantenanbindung nach Best-Practice-Kriterien – proaktive Aufnahme von Lieferanten in das Netzwerk
  • Bewährtes Programm- und Account-Management sichern den Erfolg von der Implementierung an über die gesamte Projektlaufzeit
  • Data connectivity – maßgeschneiderte Implementierungs- und Mapping-Services stellen sicher, dass Kunden- und Lieferantensysteme nahtlos an Tungsten angebunden werden können
  • Zusätzliche Hard- oder Software muss nicht implementiert werden. Tungsten bietet einen komplett gemanagten Service

Um mehr über die Geschäftsvorteile von Tungsten e-invoicing zu erfahren, sprechen Sie uns einfach an.

Welche Geschäftsvorteile bringt e-invoicing dem Lieferanten?

Die elektronische Rechnungsverarbeitung bietet viele Vorteile:                    

  • Kompletter Wegfall der papiergebundenen Verarbeitung – Ausdrucke, Kuverts, Post.
  • Rechnungen werden direkt an das System des Kunden gesendet.
  • Schnellere Verarbeitung und Freigabe von Rechnungen ermöglichen einen schnelleren Ausgleich.
  • Kein Verlust von Rechnungen.
  • Optimiertes Reporting und erhöhte Transparenz.
  • Bessere Lieferantenbeziehungen.

Darüber hinaus profitieren Nutzer des Tungsten e-invoicing Netzwerks von der Tungsten Erfahrung und unserer Best-Practice-Beratung.                    

  • Einziger Anbieter mit einem wirklich globalen Netzwerk
  • Lieferantenanbindung nach Best-Practice-Kriterien – pro-aktive Aufnahme von Lieferanten in das Netzwerk
  • Bewährtes Programm- und Account-Management sichern den Erfolg von der Implementierung an über die gesamte Programmlaufzeit.
  • Data connectivity – maßgeschneiderte Implementierungs- und Mapping-Services stellen sicher, dass Kunden- und Lieferantensysteme nahtlos an Tungsten Network angebunden werden können.
  • Zusätzliche Hard- oder Software muss nicht implementiert werden. Tungsten bietet einen komplett gemanagten Service.

Um mehr über die Geschäftsvorteile von Tungsten Network e-invoicing zu erfahren, sprechen Sie uns einfach an.

Wie kann ich e-invoicing nutzen, um Prozesse zu verbessern?

Tungsten Network optimiert die komplexe Rechnungsverarbeitung, da Lieferanten, Rechnungsdaten über eigene Systeme und Dateiformate schnell und einfach versenden können. Der Kunde empfängt die Daten direkt in seinem Buchhaltungssystem, so dass die manuelle Eingabe entfällt. Da Tungsten zudem einheitliche Standards setzen kann, wie zum Beispiel bei der Vergabe von Bestellnummern, sind alle Rechnungsinformationen stets zur Hand und müssen nicht mehr mühsam zusammengesucht werden.

Da die Rechnungen schneller verarbeitet werden können, kann auch die Zahlung an den Lieferanten schneller erfolgen. Dies verbessert nicht nur die Geschäftsbeziehungen und unterstützt das Unternehmen beim Cashflow-Management, sondern vereinfacht auch Verhandlungen über Skontogewährung.

Um zu erfahren, wie wir auch Ihre Prozesse verbessern können, sprechen Sie uns einfach an.

Können elektronische Rechnungen in verschiedene Länder übermittelt werden?

Ja, Tungsten Network ist ein globales Netzwerk und ermöglicht es den Tungsten Nutzern, weltweit Rechnungen zu senden und zu empfangen. Tungsten beachtet dabei auch die lokalen Steuerbestimmungen, was für Sie das Thema Compliance entscheidend erleichtert. Wir arbeiten mit einem führenden unabhängigen Berater zusammen und gewährleisten, dass wir die Steuerbestimmungen sowie die Rechnungsvorschriften in Europa, Nordamerika und im asiatisch-pazifischen Raum einhalten.

Um mehr darüber zu erfahren, wie wir weltweit die Einhaltung von Standards und Vorschriften sicherstellen, sprechen Sie uns einfach an.

Entsprechen elektronische Rechnungen den Umsatzsteuerbestimmungen und Steuergesetzen?

Ja, das e-invoicing von Tungsten entspricht den lokalen Umsatzsteuerbestimmungen und der Steuergesetzgebung. Gemeinsam mit unserem Partner PwC stellen wir sicher, dass die lokalen Steuerbestimmungen und e-Invoicing Vorgaben erfüllt werden.

Kunden und Lieferanten, die das Tungsten Network nutzen, erhalten eine digital signierte PDF-Version der Rechnung. Dies ist eine steuerkonforme Rechnung, die der Kunde für interne Abläufe oder zu Überprüfungszwecken verwenden kann.

Nutzer des Tungsten Network können die digital signierte PDF-Datei in ihrem eigenen elektronischen Archiv speichern oder rund um die Uhr über das archive auf sie zugreifen.

Was ist P2P?

P2P ist die Abkürzung für Purchase to Pay (oder Procure to Pay). Der Begriff umfasst den gesamten Prozess, vom Wareneinkauf durch den Kunden bis zum Zahlungseingang beim Lieferanten.

Viele Lösungen tragen dazu bei, diesen Prozess zu optimieren, zum Beispiel Online-Tools für die Beschaffung, Bestellungsweiterleitung, elektronische Rechnungsstellung, Workflow-Lösungen und elektronische Zahlungen.

Tungsten arbeitet mit vielen führenden Anbietern zusammen, um für alle Kundenanforderungen stets die optimale Lösung bieten zu können.

Was ist EIPP?

EIPP steht für „Electronic Invoice Presentment and Payment“. Es handelt sich hierbei um den Prozess, bei dem Lieferanten und Käufer über Lösungen wie Tungsten Network Rechnungen senden, empfangen und bearbeiten.

Weitere mögliche Begriffe zur Definition von EIPP sind elektronische Rechnungsverarbeitung oder e-Invoicing. Diese Begriffe beziehen sich normalerweise auf den ‚Käufer’ als Hauptinitiator des Services, der Rechnungen von zahlreichen Lieferanten über denselben Prozess erhält.

EIPP-Lösungen ermöglichen es Lieferanten und Käufern, Finanzdokumente elektronisch auszutauschen (neben Rechnungen auch Bestellungen, Überweisungen, etc.) und diese schnell und sicher online zu bearbeiten. EIPP-Systeme wie Tungsten Network bringen der Debitoren- und der Kreditorenbuchhaltung zahlreiche Vorteile. So entfällt die manuelle Bearbeitung, die Cashflow-Transparenz wird verbessert, ein fristgerechter Rechnungsausgleich wird erleichtert und es besteht Zugang zu einem sicheren Archiv.

Was ist EBPP?

EBPP steht für „Electronic Bill Presentment and Payment“. Es handelt sich hierbei um die integrierte Übertragung von Rechnungen zur Rechnungsvorlage und zur Auslösung des Zahlungsprozesses.

Weitere mögliche Begriffe zur Definition von EBPP sind elektronische Rechnungsstellung oder e-Billing. Diese Begriffe beziehen sich normalerweise auf den „Lieferanten“ als Hauptinitiator des Services, der über denselben Prozess Rechnungen an verschiedene Kunden (Käufer) sendet.

EBPP-Lösungen ermöglichen es Lieferanten und Käufern, Rechnungsdaten elektronisch zu senden und zu empfangen, um sie vorzulegen und den Zahlungsprozess abzuwickeln. EBPP-Systeme wie Tungsten bringen der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung zahlreiche Vorteile. So entfällt die manuelle Bearbeitung, die Cashflow-Transparenz wird verbessert, ein fristgerechter Rechnungsausgleich wird erleichtert und es besteht Zugang zu einem sicheren Archiv.

Worin unterscheidet sich Tungsten Network e-invoicing?

Tungsten Network ist nicht nur Technologieanbieter, sondern auch Service-Provider. Unser Service umfasst:

Tungsten Network ermöglicht es Unternehmen in über 100 Ländern, Rechnungen elektronisch zu senden und zu empfangen. Die Unternehmen profitieren dabei von einer globalen Lösung, grenzüberschreitender Rechnungsstellung, Lieferantenanbindung weltweit und internationalem Kunden-Support.

„Nach einer umfassenden Analyse der verfügbaren e-Invoicing Lösungen kamen wir zu dem Schluss, dass die durchdachte Tungsten Lösung unsere globalen Anforderungen am besten unterstützen konnte. Tungsten konnte und wollte nachvollziehen, worum es in unserem Unternehmen geht und hat mit großem Engagement dazu beigetragen, dass wir unsere Ziele erreichen konnten." Leiter zentrale Beschaffung Greif

Implementierung durch Experten: Wesentlich ist, dass jede Lösung einfach implementiert und unterhalten werden kann. Mit Hilfe von OBconnect können Unternehmen bestehende Prozesse und Technologien weiterhin nutzen. Auch vorhandene Datenformate können weiter verwendet werden, so dass keine neue Hard- oder Software implementiert werden muss.

Die Spezialisten für Implementierung und Mapping führen die Integration zwischen Ihnen und den Buchhaltungssystemen Ihrer Kunden oder Lieferanten durch. Tungsten arbeitet mit mehreren tausend unterschiedlichen Formaten und ist mit allen führenden Warenwirtschafts- und Buchhaltungssystemen vertraut.

Lieferantenanbindung nach Best-Practice-Kriterien: Um ein e-Invoicing Projekt erfolgreich zu gestalten, ist es wichtig, dass eine große Anzahl von Lieferanten daran teilnimmt. Nur so kann der Kunde seine Geschäftsziele umsetzen. Tungsten steuert die Lieferantenanbindung gemeinsam mit dem Kunden. Auf Basis von Best-Practice-Modellen geht das engagierte Team dabei pro-aktiv vor. Dieses multinationale Team stellt sicher, dass die Kunden in ihrer Landessprache und gemäß ihrer Geschäftskultur unterstützt werden.

„Die Akzeptanz auf Lieferantenseite war für uns immer ein entscheidender Punkt. Bei einer zu geringen Lieferantenanzahl im Netzwerk wäre das Projekt fraglos kaum zu rechtfertigen gewesen. Aber die Lieferantenanbindung funktionierte so gut, dass unsere Erwartungen übertroffen wurden.“ Computacenter.

Beratendes Programm- und Account-Management: Ihr e-Invoicing Projekt wird während der gesamten Laufzeit durch unsere Best-Practice-Erfahrung unterstützt. Das engagierte Tungsten Team stellt eine erfolgreiche Implementierung des Projektes sicher und kümmert sich anschließend darum, dass die definierten Ziele erreicht werden und dass die neuen Services die gewünschte Effizienz und das geplante Einsparungspotenzial bringen.

Umweltfreundliche Lösung: Für die Kunden von Tungsten wird das Thema‚ soziale Verantwortung von Unternehmen’ immer wichtiger. Durch den Wegfall von Papier bietet Tungsten e-Invoicing eine finanziell nachhaltige und zugleich umweltfreundliche Lösung. So können Kunden im direkten Vergleich messen, wie viel Papier sie durch die Lösung einsparen. Einmal ganz abgesehen von der Energie, die normalerweise für die Zustellung und Archivierung und letztlich, nach Ende der Aufbewahrungsfrist, auch für die Entsorgung von Papierrechnungen anfällt.

Muss ich neue Hard- oder Software installieren, um e-invoicing nutzen zu können?

Nein, wenn Sie das Tungsten Network nutzen, ist zusätzliche Hard- oder Software nicht erforderlich. Die Tungsten Spezialisten für Implementierung und Mapping steuern die Integration für Sie und sorgen dafür, dass die bestehenden Buchhaltungssysteme und Datenformate Ihrer Lieferanten oder Kunden sich nahtlos in die Lösung integrieren lassen.

Welchen Nutzen zieht die Kreditorenbuchhaltung aus e-invoicing?

Die Kreditorenbuchhaltung profitiert davon, dass Rechnungen in Papierform komplett wegfallen. Die Daten werden elektronisch direkt an das Buchhaltungssystem gesendet, so dass eine manuelle Verarbeitung überflüssig wird.

  • Die Rechnungsdaten werden nach Kundenvorgaben überprüft. Es müssen keine fehlenden Bestellnummern mehr gesucht werden.
  • Die erhaltenen, digital signierten Rechnungsdateien können für nachgelagerte Prozesse oder zu Überprüfungszwecken genutzt werden.
  • Über das Portal ist die Zustellung der Rechnung garantiert und der Rechnungsstatus ist jederzeit abrufbar – telefonische Anfragen von Lieferanten zum Rechnungsstatus entfallen.
  • Das Team kann sich wieder auf Aufgaben konzentrieren, die dem Unternehmen Mehrwert bringen.

Welchen Nutzen zieht die Debitorenbuchhaltung aus e-invoicing?

Die Debitorenbuchhaltung profitiert von einer schnellen und garantierten Rechnungszustellung.

  • Ihre Kunden können Rechnungen schneller verarbeiten und zur Zahlung bringen.
  • Keine zeitraubende Suche mehr nach „verlorenen“ Rechnungen.
  • Der Rechnungsstatus kann über Portal abgerufen werden
  • Die Rechnungsvalidierung gewährleistet, dass alle erforderlichen Rechnungsdaten bei der ersten Zusendung vorliegen.
  • Über das Archiv können Rechnungen zu Reporting- oder Überprüfungszwecken abgerufen werden.

„Einfach ausgedrückt, ist der elektronische Rechnungsversand mit Tungsten Network für uns billiger, als der Postweg – aber das ist nicht alles. So werden unsere Rechnungen garantiert und zudem schnell zugestellt, und eventuelle Rückfragen werden schneller erfasst. Das hat bei uns den Zahlungseingang deutlich beschleunigt.“ Financial Controller, Poulten & Graf

Wie können auch kleine Lieferanten e-invoicing nutzen?

Mit der e-invoicing Lösung von Tungsten Network können auch kleine Lieferanten elektronische Rechnungen versenden. Lieferanten, die kein Fakturierungssystem haben oder die zu wenige Rechnungen versenden, um eine integrierte Lösung zu rechtfertigen, können das Tungsten Webformular verwenden. Das Webformular ist rund um die Uhr über das Portal, zugänglich. Die Lieferanten brauchen sich nur mit ihren Benutzerdaten anzumelden und können ihre Rechnungen online erstellen. Die Daten werden über Tungsten Network an ihre Kunden übermittelt und dabei genauso überprüft, wie bei der integrierten Lösung.

Auch Kunden, die das Webformular verwenden, profitieren von den Reporting- und Support-Funktionen und dem Zugang zum Archiv über das sichere Online Portal.

„Für uns als kleines Unternehmen ist es entscheidend, zügig bezahlt zu werden. Dass Tungsten Network uns benachrichtigt, sobald unsere Rechnungen eingetroffen sind und von Kunden bearbeitet werden, hilft dabei wirklich sehr. Die Online-Übermittlung von Rechnungen mit Tungsten ist einfach und sicher, wobei der entscheidende Vorteil für uns darin liegt, dass einer unserer besten Kunden zufrieden ist.“ Founder Glenammer Engineering Ltd.

Kann ich über Tungsten Network Bestellungen senden und empfangen?

Neben e-invoicing ermöglicht Tungsten Network auch einen erleichterten Austausch von Bestelldaten. So können Käufer Bestellungen über Tungsten Network direkt an ihre Lieferanten senden. Nach Eingang kann der Lieferant die Bestellung dann akzeptieren oder ablehnen. Mit Hilfe der Flip-Funktion kann er dabei die Bestellung direkt in eine Rechnung umwandeln.

Außerdem können Käufer auch die optionale Rechnungsvalidierung nutzen. Diese gewährleistet, dass die Rechnungsdaten mit den über Tungsten gesendeten Bestelldaten übereinstimmen.

Wie kann e-invoicing den Umweltschutz und meine CSR-Ziele unterstützen?

Da Tungsten e-invoicing Papier überflüssig macht, liegen die Umweltvorteile auf der Hand.

Abgesehen von der Reduzierung des Papierverbrauchs, wird auch keine Energie mehr benötigt, um Papierrechnungen zu versenden, zu archivieren und zu entsorgen. Legt man nur die Anzahl der in Europa ausgetauschten Rechnungen zugrunde, ließen sich bei Umstellung auf elektronischen Versand etwa 762.383 Tonnen Papier (dies entspricht fast 13 Millionen Bäumen) einsparen. Zudem würde ausreichend Kraftstoff gespart, um 381.000 Haushalte ein Jahr lang mit Energie zu versorgen, ganz zu schweigen von den mehr als 1,8 Millionen Kubikmetern Raum, die auf Mülldeponien nicht mehr benötigt würden.

Ist es notwendig, Rechnungskopien in Papierform auszudrucken und aufzubewahren?

Bei Tungsten Network e-invoicing entfällt die Notwendigkeit, Rechnungskopien in Papierform auszudrucken oder zu archivieren. Tungsten Network sendet nicht nur die Rechnungsdaten an das Buchhaltungssystem des Käufers, sondern auch eine digital signierte PDF-Datei, die für weitere Abläufe und für Steuerzwecke verwendet werden kann. Dieses PDF ist eine steuerkonforme Rechnung.

Tungsten speichert alle Rechnungen, die über das e-invoicing Netzwerk übermittelt werden, im archive. Alle Nutzer des Tungsten Network haben über das Portal rund um die Uhr Zugang zu diesem Archiv.