Preguntas frecuentes

Respuestas a sus preguntas sobre la facturación electrónica, financiación de facturas y análisis de gastos en Tungsten Network.

¿Qué es facturación electrónica?

La facturación electrónica es el intercambio de datos de facturas electrónicas entre el ordenador del proveedor y el de sus clientes, sin necesidad de documentación en soporte de papel. La factura electrónica hace las veces de documento contable, a efectos fiscales y del IVA, así como de requerimiento de pago.

Con la facturación electrónica, o e-Invoicing, se reduce drásticamente la intervención humana y el proceso de documentación manual. Los datos se obtienen del sistema contable del proveedor y se pasan directamente al de sus clientes.

Tungsten gestiona la implicación entre los sistemas contables y Tungsten Network. Los proveedores envían los datos de facturación en el formato que decidan. Entonces se traducen, se enriquecen, se validan y se les aplica la firma digital antes de ser enviados al sistema contable de los compradores en el formato que éstos prefieran. No hay necesidad de disponer de ningún hardware o software adicional.

En el caso de los pequeños proveedores o de aquellos que envían pocas facturas, se puede utilizar el Formulario Web. Todo lo que se necesita es una conexión a internet y un navegador estándar.

¿Qué es Tungsten?

Establecido en el 2000, Tungsten Network ha sido el pionero en el campo de la facturación electrónica. Tungsten acelera el comercio internacional para sus clientes a través de:

  • Tungsten Network: facturación electrónica para las cadenas de suministro conectadas
  • Tungsten Analytics: información en tiempo real para tomar mejores decisiones de compra
  • Tungsten Bank: financiación de la cadena de suministro para el crecimiento del negocio

¿En qué se diferencia la facturación electrónica de Tungsten del OCR y el escáner?

La auténtica facturación electrónica, o e-facturación, permite a cualquier proveedor enviar datos de su sistema contable al de sus compradores. La facturación electrónica elimina el proceso manual necesario para las facturas en papel.

El escáner y el OCR ayudan a eliminar algo del proceso manual, pero en tales casos se trata esencialmente de que un ordenador cree una factura, la imprima en papel y ésta sea procesada para recuperar sus datos en otro ordenador.

Como las facturas en papel varían mucho en formato, diseño y presentación, algunas son difíciles de leer, lo cual dificulta su reconocimiento por el sistema OCR y la entrada de datos legibles en el ordenador de los compradores, obligando a la comprobación manual y en ocasiones a una nueva introducción manual de los datos.

Con la facturación electrónica de Tungsten Network, los datos de facturación de los proveedores se implantan automáticamente en el sistema contable de los compradores y se usan para generar una imagen PDF de la factura con firma digital. Esta es la factura a efectos fiscales. Tungsten envía la imagen al comprador para que pueda archivarse localmente o para ser utilizada según requiera el sistema de trabajo. Adicionalmente, Tungsten archiva todas las imágenes de facturas en el archivo seguro, accesible tanto para el proveedor como para el comprador por medio del Portal.

¿En qué se diferencia la facturación electrónica de Tungsten del EDI?

Es posible que algunos de sus clientes o proveedores ya estén usando EDI para enviar o recibir los datos de facturación. EDI proporciona un formato rápido y seguro, pero depende en exceso de ciertos estándares (que el proveedor podría no admitir), requiere mapeo por parte del proveedor (difícil y costoso) y su utilización no es accesible a todas las empresas.

EDI es también una tecnología de comunicación ‘de punto a punto’ lo que significa, por ejemplo, que el comprador debe comunicarse por separado con todos sus proveedores. Por el contrario, la facturación electrónica de Tungsten es una red ‘de muchos a muchos’, por ejemplo, el comprador se conecta una sola vez con Tungsten para recibir las facturas de todos sus proveedores.

Con la facturación electrónica de Tungsten, los proveedores no tienen que comprar caros softwares de mapeo y pueden generar ficheros de facturas desde su sistema contable utilizando el formato de datos ya existente en su sistema. Una vez conectados a Tungsten, los proveedores pueden enviar facturas a múltiples clientes de la red sin tener que hacer modificaciones especiales para cada comprador. La red de Tungsten se encarga de todo lo necesario con respecto a la conversión de datos entre los proveedores y sus clientes.

¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica para los compradores?

La facturación electrónica proporciona muchas ventajas:

  • Elimina completamente el procesamiento de papel (no se emplea el papel)
  • Incrementa espectacularmente la calidad de los datos (no es necesaria la introducción manual de datos / ni OCR)
  • Evita la pérdida de facturas (todas las facturas se entregan directamente a Cuentas a Pagar o a la dinámica de trabajo)
  • Una mejor información y visibilidad
  • Una mayor posibilidad de conseguir descuentos por pronto pago
  • Mejores relaciones con los proveedores

Además, los integrantes de Tungsten Network se benefician de las ventajas de la mejor práctica, asesoría y competencia de Tungsten:

  • El único vendedor de red verdaderamente global
  • La mejor práctica de selección de proveedores, incorporándolos a la red de forma proactiva
  • La mejor gestión de programas y cuentas para asegurar el éxito de éstos desde su implantación y durante la vida del programa
  • Instalación y mapeo a la medida para garantizar que todos los sistemas disponibles, tanto los de los compradores como los de los proveedores, se integren con Tungsten Network
  • Sin necesidad de instalar ningún hardware o software adicional, Tungsten proporciona un servicio totalmente autogestionado

Póngase en contacto con nosotros para averiguar más sobre los beneficios de su empresa con la facturación electrónica de Tungsten.

¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica para los proveedores?

La facturación electrónica proporciona muchas ventajas:

  • Elimina por completo la necesidad de crear e imprimir documentos en papel y de usar sobres y correo
  • Las facturas se entregan directamente a los sistemas de los compradores
  • Proceso y aprobación de las facturas con más rápidez, con la consiguiente posibilidad de un pago igual de rápido
  • Sin pérdidas de facturas
  • Una mejor información y visibilidad
  • Mejores relaciones con los clientes

Los integrantes de Tungsten Network se benefician de las ventajas de la mejor práctica, asesoría y competencia de Tungsten:

  • El único vendedor de red verdaderamente global
  • La mejor gestión de cuentas. Se asegura el éxito desde su implantación y durante la vida del programa
  • Instalación y mapeo a la medida para garantizar que los sistemas disponibles de los proveedores se integren con Tungsten Network
  • Sin necesidad de instalar ningún hardware o software adicional, Tungsten proporciona un servicio totalmente autogestionado

Póngase en contacto con nosotros para averiguar más sobre los beneficios de su empresa con la facturación electrónica de Tungsten.

¿Cómo puedo utilizar la facturación electrónica para hacer más eficientes los procesos?

La facturación electrónica a través de Tungsten Network racionaliza el complejo proceso de facturación. Al permitir a los proveedores enviar los datos de facturación rápida y fácilmente utilizando sus sistemas y formatos de datos disponibles, el comprador recibe los datos directamente en su sistema contable, eliminando la necesidad de introducirlos manualmente. Además, como Tungsten puede determinar las reglas de gestión empresarial, como por ejemplo asignar un número de pedido, no se pierde tiempo en buscar la información que falte.

Al poder procesar la factura más rápidamente, el pago puede efectuarse al proveedor también más rápidamente. Todo esto no solo mejora las relaciones comerciales y facilita a las empresas la gestión del flujo de fondos, sino que además allana las negociaciones para un pago anticipado.

Póngase en contacto con nosotros para averiguar más sobre lo que podemos hacer para racionalizar sus procesos.

¿Pueden enviarse las facturas electrónicas a varios países?

Sí, Tungsten Network es global y permite a los miembros el intercambio de facturas por todo el mundo. Tungsten cumple con las regulaciones fiscales de cada sitio, facilitándole el cumplimiento de sus obligaciones. Al trabajar con un destacado consultor independiente, nos aseguramos el poder cumplir con las regulaciones fiscales y de facturación de toda Europa, América del Norte y Asia-Pacífico.

Póngase en contacto con nosotros para hablar sobre nuestro cumplimiento de las regulaciones mundiales con más detalle.

¿Cumplen las facturas electrónicas con la legislación fiscal y sobre el IVA?

Sí, la facturación electrónica de Tungsten Network cumple con las legislaciones fiscales y sobre el IVA de cada sitio. Trabajamos con nuestro socio PwC para asegurarnos de que se cumplan las regulaciones fiscales y las regulaciones de facturación electrónica locales.

Los compradores y proveedores de Tungsten Network reciben una imagen PDF de la factura con firma digital. Esta es la factura a efectos fiscales. El comprador puede utilizarla para su dinámica de trabajo y a fines de auditoría.

Los miembros de Tungsten Network pueden guardar el PDF con firma digital en su propio archivo electrónico o, para conseguirlo, pueden acceder durante las 24 horas a Tungsten archivo seguro.

¿Qué es P2P?

P2P es la abreviatura de ’Purchase to Pay’ (o, Procure to Pay). Esto se refiere al proceso completo desde que un comprador adquiere un producto hasta que el proveedor recibe el pago.

Muchas soluciones ayudan a hacer más eficiente este proceso, como son las herramientas de compra en línea, la entrega de órdenes de compra, la facturación electrónica, las soluciones de dinámica de trabajo y el pago electrónico.

Los socios de Tungsten, junto con muchas organizaciones de primera línea, trabajan para proporcionar lo mejor en soluciones que satisfagan todas las necesidades de los clientes.

¿Qué es EIPP?

EIPP equivale a ’Electronic Invoice Presentment and Payment’. Es, sencillamente, el proceso mediante el que los proveedores y compradores intercambian y gestionan sus facturas utilizando recursos tales como Tungsten Network.

Otros términos que se utilizan para definir EIPP son ’facturación electrónica’ o ’e-facturación’. Normalmente, estos términos se refieren al ’comprador’ cuando éste es el principal iniciador del servicio y recibe sus facturas de muchos de sus proveedores a través de este mismo proceso.

Las soluciones EIPP permiten a los proveedores y compradores intercambiar electrónicamente documentos financieros (no solamente facturas, sino también pedidos, avisos de envío, etc.) y gestionar en línea el proceso de estos documentos rápidamente y con seguridad. Las ventajas de utilizar un sistema EIPP, como el de Tungsten Network, para Cuentas a Cobrar y Cuentas a Pagar conllevan la eliminación del proceso manual, una mayor claridad del flujo de fondos, una mayor capacidad para pagar a tiempo y el acceso a un archivo seguro.

¿Qué es EBPP?

EBPP equivale a ‘Electronic Bill Presentment and Payment’. Sencillamente se trata de la transmisión integrada de facturas para su presentación y cumplimentación del proceso de pago.

Otros términos que se utilizan para definir EBPP son ’facturación electrónica’ o ’e-facturación’. Normalmente, estos términos se refieren al ’proveedor’ cuando éste es el principal iniciador del servicio y envía sus facturas a muchos de sus clientes (compradores) utilizando el mismo proceso.

Las soluciones EBPP permiten a los proveedores y compradores intercambiar electrónicamente los datos de facturación para que éstos puedan ser presentados y procesados para el pago. Las ventajas de utilizar un sistema EBPP, como el de Tungsten Network, para Cuentas a Cobrar y Cuentas a Pagar conllevan la eliminación del proceso manual, una mayor claridad flujo de fondos, una mayor capacidad para pagar a tiempo y el acceso a un archivo seguro.

¿Qué hay de diferente en la facturación electrónica de Tungsten Network?

Tungsten es un proveedor de servicios, no solamente una empresa tecnológica. Nuestros servicios abarcan:

Una solución global: Tungsten hace posible a organizaciones de 100 países el poder intercambiar facturas electrónicamente. Las organizaciones se benefician de una verdadera solución global, de una facturación transfronteriza, de la incorporación de proveedores internacionales y de asistencia al cliente.

"Realizamos un análisis exhaustivo de los proveedores de recursos para facturación electrónica y llegamos a la conclusión de que Tungsten era la mejor opción para que nos diera asistencia en nuestras necesidades globales y para ofrecernos un proceso informático que tenía sentido. Tungsten entiende el negocio y sus detalles, y demostraron dedicación para cerciorarse de que pudiéramos cumplir nuestros objetivos." - Director de la unidad de proceso de Greif

Especialista en implementación: Es esencial que cualquier solución pueda ser fácilmente aplicada y gestionada. Mediante Tungsten Network las empresas pueden aprovechar los procesos y la tecnología disponible. Se pueden usar los formatos de datos existentes y no hay necesidad de implementar ningún nuevo hardware o software.

El experto equipo de instalación y mapeo de Tungsten controlará la integración entre los sistemas contables de usted y los de sus clientes o proveedores. Al trabajar con varios miles de formatos diferentes, Tungsten opera con todos los principales sistemas de contabilidad y de planificación de recursos empresariales (ERP).

La mejor práctica de selección de proveedores: para garantizar que un plan de facturación electrónica sea un éxito, es esencial que un gran número de proveedores participen en el proyecto. Esto permitirá a los compradores materializar sus objetivos comerciales. Tungsten trabaja con los compradores para gestionar sus campañas de elección de proveedores.

Al utilizar la mejor experiencia práctica, Tungsten dispone de un esforzado equipo que consigue activamente la incorporación de proveedores. Este equipo multinacional garantiza a los clientes el poder ser atendidos en su propio idioma y cultura empresarial.

"La selección de proveedores siempre ha sido para nosotros un tema crucial. Francamente, sin una masa crítica de proveedores nuestros en la red, la decisión hubiera sido difícil de justificar. Pero hemos visto que un alto número de proveedores se han incorporado, más de los que podíamos esperar" - Computacenter

Gestión consultiva de programas y cuentas: la mejor experiencia práctica continúa a su servicio durante toda la vida de su proyecto de facturación electrónica. El equipo de gestión de programas de Tungsten se ocupará de la configuración del programa, garantizando una puesta en servicio sin problemas. Una vez que el proyecto haya quedado implementado, el equipo de gestión de cuentas colaborará con usted para conseguir que se alcancen nuevos objetivos y se ofrezcan nuevos servicios que optimicen el rendimiento y el ahorro de costes.

Solución beneficiosa para el medio ambiente: los clientes de Tungsten están cada vez más atentos a los objetivos de RSC (Responsabilidad Social Corporativa). Con la eliminación del papel, la facturación electrónica de Tungsten Network representa una solución económicamente sostenible y ambientalmente beneficiosa. Los clientes pueden cuantificar la comparación directa con la cantidad de papel eliminada. Además de la energía desperdiciada en la distribución y archivado de las facturas en papel, no hay que olvidar la pérdida de espacio del vertedero una vez que las facturas hayan de eliminarse después del periodo mínimo obligatorio.

¿Tengo que disponer de nuevo hardware o software para utilizar la facturación electrónica?

No. No si usted utiliza Tungsten Network, ya que no es necesario hacer la inversión de un nuevo software o hardware accesorio. El experto equipo de instalación y mapeo también llevará a cabo la integración de su sistema. Estudiarán su sistema contable y archivos de datos disponibles, junto con los de sus proveedores y clientes, para asegurar una transición sin problemas.

¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica para las cuentas a pagar?

El departamento de Cuentas a Pagar se beneficia de la eliminación de las facturas en papel. Los datos se envían electrónicamente y directamente al sistema contable, eliminando la necesidad de la introducción manual:

  • Los datos de facturación se comprueban con las normas de gestión empresarial. No es necesario buscar los números de pedido que falten
  • Se reciben imágenes de las facturas con firma digital, que pueden utilizarse para la dinámica de trabajo y a efectos de auditoría Garantizada la entrega de las facturas.
  • El estado de éstas se puede consultar a través del Portal - No es necesario atender llamadas de los proveedores buscando sus facturas
  • Permite al equipo concentrarse en otras tareas más rentables
  • Se reducen los gastos de proceso de facturas en un promedio del 60%

¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica para las cuentas a cobrar?

El departamento de Cuentas a Cobrar se beneficia de la entrega de facturas garantizada y más rápida:

  • Permite a sus clientes procesar el pago de las facturas más rápidamente
  • No se pierde tiempo en buscar facturas ‘perdidas’
  • Se puede rastrear el estado de las facturas mediante el Portal. La validación de las facturas asegura que todos los datos de facturación necesarios se envíen la primera vez
  • Utilización del archivo de facturas para acceder a las facturas presentadas con objeto de información y auditoría

"Hablando claro, enviar una factura electrónica nos cuesta menos que enviarla por correo, pero además hay otras ventajas más convincentes. Nuestras facturas ganan seguridad y rapidez en la entrega, y las consultas quedan registradas más rápidamente, lo que produce la reacción en cadena de que se nos paga sin demora." Director financiero de Poulton & Graf.

¿Pueden los pequeños proveedores utilizar también la facturación electrónica?

Con la facturación electrónica de Tungsten los pequeños proveedores también pueden enviar facturas electrónicas. Los proveedores que no dispongan de sistema de facturación, o no envíen suficientes facturas para justificar una Solución Integrada, pueden utilizar el Formulario Web. Con acceso las 24 horas a través del Tungsten Portal, los proveedores solo tienen que entrar en su cuenta y crear su factura electrónica en línea. Los datos son transmitidos a sus clientes a través de Tungsten Network, pasando por las mismas comprobaciones que con la solución integrada.

Los clientes que utilicen el Web Form se benefician, además, de la información, la asistencia y el acceso al archivo de  facturas a través del portal, en línea y con seguridad.

"En nuestra calidad de pequeña empresa, para nosotros es de gran importancia que se nos pague rápidamente, algo que Tungsten nos facilita haciéndonos saber que nuestras facturas han sido entregadas satisfactoriamente y están siendo procesadas por nuestro cliente. Presentar facturas en linea utilizando Tungsten es sencillo, seguro y además de esto, nos ofrece la ventaja añadida de ayudarnos a mantener una buena relación con nuestros clientes más apreciados." El fundador de Glenammer Engineering Ltd.

¿Puedo enviar o recibir órdenes de compra a través de Tungsten Network?

Además de la facturación electrónica, Tungsten también posibilita el intercambio de datos de órdenes de compra. Los compradores pueden enviar sus órdenes de compra a sus proveedores a través de Tungsten. A su recepción, el proveedor puede aceptar o rechazar la orden de compra y convertir directamente la orden de compra en una factura.

Además, el comprador puede optar por la validación de facturas. Con esto se asegura de que los datos de la factura coincidan con los datos de la orden de compra enviada por Tungsten Network.

¿Cómo puede beneficiar la facturación electrónica al medio ambiente y a mis objetivos de RSC?

Como la facturación electrónica con Tungsten sustituye al papel, los beneficios medioambientales son instantáneos.

Además de la reducción de papel, la energía ya no se sigue desperdiciando con la distribución, almacenamiento y eliminación de las facturas en papel. Únicamente basándonos en el número de facturas manipuladas en Europa, se estima que se habrían ahorrado 762.383 toneladas de papel (casi 13 millones de árboles) si las facturas se hubieran enviado por medios electrónicos. También se habría ahorrado suficiente combustible para mantener 381.000 hogares durante un año y más de 1,8 millones de metros cúbicos de espacio en vertederos.

¿Hay necesidad de imprimir o archivar copias de las facturas en papel?

Con la facturación electrónica de Tungsten Network no hay necesidad de imprimir o archivar copias en papel de sus facturas. Tungsten no solamente envía los datos de la factura al sistema contable del comprador, sino que también envía un PDF de la factura con firma digital que puede utilizarse para la dinámica de trabajo y a efectos de auditoría fiscal. Esta es la factura a efectos fiscales.

Tungsten guarda todas las facturas que se envían a través de la red de facturación electrónica en el archivo seguro. Todos los miembros de la red pueden acceder las 24 horas a este archivo a través del Portal.