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Questions fréquemment posées

Des réponses à vos questions sur la facturation électronique, le financement de facture et l’analyse des dépenses sur Tungsten Network.

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique consiste en la transmission des données de facturation électronique de l'ordinateur du fournisseur vers celui de ses clients – il n'exige aucun document papier. La facture électronique est un document fiscal et comptable ainsi qu'une demande de paiement.

La facturation électronique réduit radicalement les interventions humaines et le traitement manuel des documents. Les données sont prélevées dans le système de facturation du fournisseur et directement envoyées au système ERP de leurs clients.

Tungsten Network gère l'intégration entre les systèmes de facturation et Tungsten Network. Les fournisseurs envoient leurs données de facturation dans leur format préféré. La facture est ensuite traduite, complétée, validée et signée numériquement avant d'être envoyée au système ERP des acheteurs dans le format de données préféré de ces derniers. Aucune mise en place de matériel ou logiciel particulier n'est nécessaire.

Les petits fournisseurs, ou ceux qui envoient un nombre limité de factures, peuvent utiliser le Formulaire en ligne - il leur suffit de disposer d'une connexion Internet et d'un navigateur standard.

Qui est Tungsten ?

Le réseau de facturation électronique international Tungsten Network a été fondé en l’an 2000. Tungsten accélère le commerce international pour ses clients via les services suivants :

  • Tungsten Network : facturation électronique pour les chaînes d’approvisionnement connectées
  • Tungsten Analytics : informations en temps réel pour prendre de meilleures décisions d’achat
  • Tungsten Bank : financement de chaîne d’approvisionnement pour la croissance de votre activité

En quoi la facturation électronique Tungsten est-elle différente de la technologie OCR (Reconnaissance Optique des Caractères) et du Scanning ?

Une facturation électronique réelle permet à tous les fournisseurs d'envoyer des données de leur système de facturation au système ERP de leurs acheteurs. La facturation électronique élimine le traitement manuel lié aux factures papier.

Le scanning et l’OCR aident à éliminer une partie du traitement manuel, mais selon un processus qui consiste en fait à créer une facture par ordinateur, à l'imprimer et à la traiter afin de mémoriser ensuite les données dans l'ordinateur.

En raison des grandes différences de format, de style et de présentation des factures papier, certaines sont parfois difficiles à lire et le système OCR reconnaît et saisit difficilement les données lisibles dans les ordinateurs des acheteurs - ce qui nécessite un contrôle manuel et, parfois, une intervention manuelle supplémentaire.

Grâce à la facturation électronique Tungsten Network, les données de facturation des fournisseurs sont automatiquement intégrées dans le système ERP des acheteurs et génèrent une image de facture PDF signée numériquement. Cette facture est conforme à la réglementation fiscale. Tungsten envoie cette image à l'acheteur pour lui permettre de l'enregistrer ou de l'utiliser pour la gestion de son activité. Tungsten enregistre également toutes les images de factures dans ses archives. Le fournisseur et l'acheteur peuvent accéder à ces dernières via le portail.

En quoi la facturation électronique Tungsten est-elle différente de l'EDI ?

Certains de vos clients ou fournisseurs utilisent peut-être déjà l'EDI pour envoyer ou recevoir leurs factures. L’EDI offre un format rapide et sécurisé mais dépend fortement des normes utilisées (que certains fournisseurs n'utilisent pas), nécessite un mapping du fournisseur (difficile et cher) et ne peut être utilisé par toutes les sociétés.

L’EDI est par ailleurs une technologie de liaison point à point (ce qui signifie par exemple que l'acheteur doit communiquer séparément avec chaque fournisseur). De son côté, la facturation électronique Tungsten Network est un réseau à « origines et destinations multiples » (par exemple, l'acheteur ne doit se connecter qu'une seule fois à Tungsten pour recevoir les factures de tous ses fournisseurs).

Grâce à la facturation électronique d'Tungsten, les fournisseurs ne doivent pas utiliser un logiciel de mapping coûteux mais peuvent créer un fichier facture dans leur système de facturation en utilisant les formats de données existants. Après avoir adopté Tungsten, les fournisseurs peuvent envoyer leurs factures à de nombreux clients du réseau sans devoir y apporter de modifications - le réseau gère tous les problèmes de conversion de données entre les fournisseurs et leurs clients.

Quels sont les avantages commerciaux offerts aux acheteurs par la facturation électronique ?

La facturation électronique offre de nombreux avantages :

  • Élimination totale du traitement papier (pas de papier)
  • Amélioration radicale de la qualité des données (aucune saisie manuelle / OCR)
  • Plus de factures perdues (toutes les factures sont directement transmises aux comptes Clients ou au Systeme ERP)
  • Comptabilisation et visibilité améliorées
  • Possibilités accrues d'obtenir des remises pour paiement anticipé
  • Rapports fournisseur améliorés

Les membres du réseau de facturation électronique Tungsten bénéficient également des pratiques d'excellence et de l'expertise :

  • Le seul fournisseur de réseau véritablement mondial
  • Pratiques d'excellence enrôlement fournisseurs - enrôlement proactif des fournisseurs dans le réseau
  • Programme et Gestion de comptes de premier ordre – succès garanti dès l'implémentation technique et durant toute l'utilisation du programme
  • Implémentation et mapping personnalisés garantissant que les systèmes existants des acheteurs et fournisseurs peuvent être intégrés à Tungsten Network
  • Aucun besoin de matériel ou de logiciel supplémentaire, Tungsten assure la gestion intégrale du service

Contactez-nous pour en savoir plus sur les avantages commerciaux offerts par la facturation électronique Tungsten.

Quels sont les avantages commerciaux offerts aux fournisseurs par la facturation électronique ?

La facturation électronique offre de nombreux avantages :

  • Élimination intégrale du traitement papier, de l'impression, des enveloppes et des courriers
  • Factures directement envoyées aux systèmes des acheteurs
  • Traitement et approbation accélérés des factures permettant des paiements plus rapides
  • Plus de factures perdues
  • Comptabilisation et visibilité améliorées
  • Meilleurs rapports clientèle

Les membres du réseau de facturation électronique Tungsten bénéficient également des pratiques d'excellence et de l'expertise :

  • Le seul prestataire disposant d’un réseau véritablement mondial
  • Gestion de comptes de premier ordre – succès garanti dès l'implémentation technique et durant toute l'utilisation du programme
  • Implémentation - et mapping personnalisés garantissant que les systèmes existants des fournisseurs peuvent être intégrés à Tungsten Network
  • Aucun besoin de matériel ou de logiciel supplémentaire, Tungsten assure la gestion intégrale du service

Contactez-nous pour en savoir plus sur les avantages commerciaux offerts par la facturation électronique Tungsten Network.

Comment puis-je utiliser la facturation électronique pour simplifier mes process ?

La facturation électronique Tungsten Network rationalise les process de facturation complexes. Elle permet aux fournisseurs d'envoyer rapidement et simplement leurs données de facturation en utilisant leurs systèmes existants et leurs propres formats de données. L'acheteur reçoit directement les donnée. Tungsten peut également établir des règles de fonctionnement comme imposer la mention d’un numéro de bon de commande ; ce qui permet de ne plus perdre de temps à rechercher les informations manquantes.

La facture peut être traitée plus rapidement et le fournisseur pourra ainsi être payé plus rapidement. Ceci ne permet pas uniquement d'améliorer les relations commerciales, mais offre aux sociétés la possibilité de gérer leur flux de trésorerie ainsi que des négociations de paiements plus rapidement.

Contactez-nous pour savoir comment simplifier vos process.

Les factures électroniques peuvent-elles être envoyées dans d'autres pays ?

Oui, car Tungsten Network est mondial et permet à ses membres d'envoyer des factures dans le monde entier. Tungsten respecte les réglementations fiscales locales et simplifie vos tâches de mise en conformité. Nous utilisons les services d'un consultant indépendant confirmé qui garantit notre conformité aux réglementations fiscales et comptables en Europe, en Amérique du Nord et dans la région Asie-Pacifique.

Contactez-nous pour en savoir plus sur notre conformité internationale.

Les factures électroniques sont-elles conformes à la réglementation fiscale ?

Oui, la facturation électronique Tungsten Network est conforme aux réglementations fiscales locales. Nous collaborons avec notre partenaire PwC en vue de notre conformité aux réglementations fiscales et de facturation électronique locales.

Les acheteurs et fournisseurs du réseau Tungsten reçoivent une image de leur facture au format PDF signée numériquement. Cette image de facture est conforme à la réglementation fiscale. L'acheteur peut l'utiliser dans la gestion de son activité, ainsi qu’à des fins d'audit.

Les membres du réseau Tungsten peuvent enregistrer les fichiers PDF signés numériquement dans leurs propres archives électroniques ou accéder, 24 h sur 24 et 7 jours sur 7, aux archives.

Qu'est-ce que le P2P ?

P2P est l'abréviation de Purchase to Pay (Achat à payer). Il désigne le processus complet, de l'achat des biens/services par un acheteur jusqu'au paiement reçu par le fournisseur.

De nombreuses solutions permettent de simplifier ce processus, notamment les outils d'achat électronique, la transmission du bon de commande, la facturation électronique, les solutions d’environnement de travail et les paiements électroniques.

Tungsten a établi des partenariats avec de nombreuses sociétés pour offrir des solutions optimales permettant de répondre aux besoins de tous ses clients.

Qu'est-ce que l'EIPP ?

EIPP signifie Electronic Invoice Presentment and Payment (Présentation et paiement électroniques des factures). C'est tout simplement un processus qui permet aux fournisseurs et acheteurs de transmettre et gérer leurs factures au moyen de solutions comme celle proposée par Tungsten Network.

D'autres termes sont utilisés pour définir l'EIPP comme facturation électronique. Ces termes s'appliquent généralement à « l'acheteur », principal initiateur du service. Ce dernier reçoit les factures d'un grand nombre de ses fournisseurs au moyen du même processus.

Les solutions EIPP permettent aux fournisseurs et aux acheteurs d'échanger électroniquement des documents financiers (factures, mais également bons de commande, bordereaux de paiement, etc) et de gérer le traitement électronique de ces documents de façon rapide et sécurisée. Les avantages d'utiliser un système EIPP comme celui d'Tungsten Network pour les comptes fournisseurs ou les comptes clients comprennent l'élimination du traitement manuel, une meilleure visibilité du flux de trésorerie, des paiements ponctuels et l'accès à des archives sécurisées.

Qu'est-ce que l'EBPP ?

EBPP signifie Electronic Bill Presentment and Payment (Présentation et paiement de factures électroniques). Il s'agit de la transmission intégrée des factures en vue de leur présentation et de l'exécution du processus de paiement.

D'autres termes sont utilisés pour définir l'EBPP comme facturation électronique. Ces termes s'appliquent généralement au « fournisseur », principal initiateur du service. Ce dernier envoie ses factures à un grand nombre de ses clients (acheteurs) en utilisant le même processus.

Les solutions EBPP permettent aux fournisseurs et aux acheteurs de transmettre électroniquement des documents financiers en vue de leur présentation et de leur traitement en vue du paiement. Les avantages d'utiliser un système EBPP comme celui d'Tungsten Network pour les comptes fournisseurs ou les comptes clients comprennent l'élimination du traitement manuel, une meilleure visibilité du flux de trésorerie, des paiements ponctuels et l'accès à des archives sécurisées.

En quoi la facturation électronique Tungsten Network est-elle différente ?

Tungsten n'est pas uniquement une société technologique, c'est aussi un fournisseur de services. Nos services comprennent :

Une solution mondiale : Tungsten permet aux entreprises de transmettre électroniquement leurs factures dans 100 pays différents. Les entreprises ont accès à une solution véritablement mondiale, à une facturation transfrontalière, à la participation internationale des fournisseurs et à une assistance technique clients.

« Nous avons procédé à une analyse exhaustive des fournisseurs de solutions de facturation électronique et pouvons confirmer que Tungsten Network offre un processus rigoureux, idéalement positionnée pour subvenir à tous nos besoins. Tungsten Network possède des connaissances approfondies de nos besoins commerciaux et a déployé tous ses efforts pour nous permettre d'atteindre nos objectifs. » - Responsable Process centraux, Greif

Une implémentation experte : il est indispensable que toutes les solutions offrent une grande facilité de mise en place et de gestion. Grâce Tungsten Network, les entreprises peuvent renforcer leurs process et leurs technologies. Les formats de données existants peuvent être utilisés, et aucun nouveau matériel ou logiciel ne doit être installé.

L'équipe experte en implémentation et en mapping Tungsten gère l'intégration avec votre système de facturation et celui de vos clients ou fournisseurs. Tungsten gère plusieurs milliers de formats de fichiers et peut donc travailler avec tous les grands systèmes de facturation et ERP.

Procédures de pointe d’accompagnement Fournisseurs : pour garantir le succès d'un projet de facturation électronique, il est indispensable qu'un grand nombre de fournisseurs y participe. Les acheteurs peuvent ainsi atteindre leurs objectifs commerciaux.

Tungsten collabore avec les acheteurs pour gérer leurs campagnes d'inscription Fournisseurs. En utilisant ses procédures « métier » reconnues, l'équipe spécialisée de Tungsten facilite la participation des fournisseurs de manière proactive. Cette équipe multilingue assure un accompagnement de ces fournisseurs, dans leurs langues et adapté aux habitudes commerciales du pays.

« Le choix des fournisseurs a toujours représenté un aspect fondamental à nos yeux. L'initiative aurait bien entendu été difficilement justifiable sans la participation massive de nos fournisseurs au sysème. Nous nous sommes réjouit du grand nombre de fournisseurs qui se sont finalement inscrits ; ce nombre dépassant totalement nos attentes. » - Computacenter

Programme d’analyse et Gestion de comptes : l'expertise en matière de procédures « métier »reconnues s'applique durant toute la durée de votre projet facturation électronique. L'équipe de Gestion de Projets Tungsten gère la mise en place du projet et garantit le succès de son lancement. Une fois le projet mis en place, cette l'équipe travaille à vos côtés afin de s’assurer que les objectifs ont été atteints et que les services offerts vous garantissent efficacité et réduction des coûts.

Solution écologique : les clients Tungsten sont de plus en plus axés sur les objectifs de Responsabilite Sociale d’Entreprise. Avec l'élimination du papier, la facturation électronique Tungsten Network offre une solution financièrement durable et bénéfique pour l'environnement. Les clients peuvent facilement évaluer directement la quantité de papier économisée, l’économie d’énergie réalisée sur la non transmission et archivage des factures papier ainsi que la réduction des déchets après la période de rétention obligatoire.

Est-ce que je dois mettre en place un nouveau matériel ou logiciel pour pouvoir utiliser le système de facturation électronique ?

Non. Si vous utilisez le réseau Tungsten, aucun besoin d'investir dans de nouveaux logiciels ou matériels. Les équipes d''implémentation et de mapping se chargent de l'intégration et mise en place. Elles travaillent à vos côtés et utilisent les systèmes de facturation et les fichiers de données de vos fournisseurs ou clients pour assurer une transition en douceur.

Quels sont les avantages de la facturation électronique pour la comptabilité Clients ?

Le service Comptabilité Clients bénéficie de l'élimination des factures papier. Les données de facturation sont transmises électroniquement et directement dans le système de facturation du client - ce qui élimine toute intervention manuelle :

  • Les données de facturation sont alors vérifiées et confirme aux régles définit par le client. Plus de relance pour des numéros de bons de commande manquants sur les factures.
  • Les images numériques de vos factures signées peuvent être utilisées à des fins de gestion d’activité et d'audit.
  • La transmission est sécurisée et le statut de la facture est disponible sur le portail - plus besoin de répondre aux appels de fournisseurs voulant des informations sur le traitement de leur facture.
  • Votre personnel peut ainsi se concentrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée
  • Réduction moyenne de 60 % des coûts de traitement des factures

Quels sont les avantages de la facturation électronique pour la comptabilité fournisseurs ?

L'équipe Compte fournisseurs bénéficie d'une transmission des factures rapide et sécurisée :

  • Vos clients peuvent ainsi traiter plus rapidement les factures en vue de leur paiement
  • Plus de temps perdu à la recherche des factures « égarées »
  • Le statut de la facture peut être suivi via le portail. La validation facture garantit que toutes les données nécessaires à la facturation sont immédiatement fournies
  • Utilisez les archives pour accéder aux factures envoyées à des fins de comptabilisation et d'audit

« L'envoi électronique des factures nous coûte pour commencer moins cher qu'avec la poste - mais les autres avantages sont plus évidents. Nos factures sont sécurisées, la transmission est accélérée et les demandes sont enregistrées plus rapidement, ce qui se traduit par des paiements ponctuels. » Contrôleur de gestion, Poulton & Graf

Les petits fournisseurs peuvent-ils eux aussi utiliser le système de facturation électronique ?

La facturation électronique Tungsten Network permet aux petits fournisseurs d'envoyer eux aussi des factures électroniques. Les fournisseurs ne disposant pas d'un système de facturation ou qui n'envoient pas suffisamment de factures pour accéder à une Solution Intégrée peuvent utiliser le Formulaire en Ligne. Accessible 24 h sur 24 et 7 jours sur 7 via le portail, les fournisseurs doivent simplement se connecter à leur compte pour créer leur facture électronique en ligne. Les données sont envoyées à leurs clients par Tungsten Network ; elles subissent les mêmes vérifications qu'avec la Solution Intégrée.

Les clients qui utilisent le Formulaire en Ligne peuvent eux aussi accéder aux rapports, à l'assistance technique et à l'accès aux archives via le portail sécurisé sur Internet.

« En tant que PME, il est pour nous essentiel d'être payés rapidement. Tungsten Network simplifie le process de facturation en nous informant que nos factures ont bien été transmises et sont en cours de traitement chez notre client. L'envoi des factures en ligne via Tungsten Network est une procédure simple et sécurisée. Tungsten nous offre en outre un avantage fondamental, qui est celui de satisfaire l'un de nos principaux clients. »
Gérant , Glenammer Engineering Ltd

Est-ce que je peux envoyer ou recevoir des Bons de Commande via Tungsten Network ?

Outre la facturation électronique, Tungsten simplifie également la transmission des bons de commande. Les acheteurs peuvent envoyer leurs bons de commandes à leurs fournisseurs via Tungsten. À réception, le fournisseur peut accepter ou rejeter le bon de commande et transformation directe du bon de commande en facture.

L'acheteur peut également opter pour la validation de la facture. Ces opérations garantissent que les données de facturation correspondent à celles du bon de commande envoyé via Tungsten Network.

Quels sont les avantages de la facturation électronique pour l'environnement et pour mes objectifs de Restponsabilité Sociale d’Entreprise ?

La facturation électronique Tungsten élimine l'utilisation du papier, par conséquent les avantages pour l'environnement sont immédiats.

Outre la réduction de la consommation de papier, ce système permet également d'économiser l'énergie consacrée à la transmission, à l'archivage et à l'élimination des factures papier. Sur la base du nombre de factures transmises uniquement en Europe, il a été estimé que 762 383 tonnes de papier (environ 13 millions d'arbres) auraient été économisées si elles étaient envoyées électroniquement. Les économies auraient également été équivalentes à une quantité d’essence permettant de chauffer 381 000 maisons pendant un an et éviter plus d'1,8 millions de mètres cubes d'espace de décharge.

Est-il nécessaire d'imprimer ou de conserver des copies papier des factures ?

Avec la facturation électronique Tungsten plus besoin d'imprimer ou de conserver des copies papier de vos factures. Tungsten ne se contente pas d'envoyer les données de facturation au système ERP des clients, mais transmet également un fichier PDF signé numériquement pouvant être utilisés pour les activités de gestion et d'audit. Cette facture est conforme à la réglementation fiscale.

Tungsten archive toutes les factures envoyées via le réseau dans ses archives. Tous les membres du réseau Tungsten peuvent accéder aux archives 24 h sur 24 et 7 jours sur 7 via le portail.