Domande frequenti

Risposte alle vostre domande sulla fatturazione elettronica, il finanziamento delle fatture e l'analisi della spesa su Tungsten Network.

Cos'è la fatturazione elettronica?

La fatturazione elettronica consiste nello scambio di dati elettronici relativi alle fatture dal computer del fornitore a quello dei suoi clienti senza il supporto di documentazione cartacea. La fattura elettronica è valida come documento contabile ai fini fiscali e dell'IVA nonché per la richiesta di pagamento.

La fatturazione elettronica permette di ridurre drasticamente l'intervento dell'uomo o l'elaborazione manuale dei documenti. I dati vengono prelevati dal sistema contabile del fornitore e trasmessi direttamente a quello dei rispettivi clienti.

Tungsten gestisce l'integrazione tra i sistemi contabili e Tungsten Network. I fornitori inviano i dati delle fatture utilizzando il formato preferito. Questi vengono trasferiti, integrati, convalidati e dotati di firma digitale prima di essere inviati ai sistemi contabili degli acquirenti nel loro formato preferito. Non è necessario installare nuovi software o hardware.

I fornitori più piccoli o coloro che inviano un numero ridotto di fatture possono utilizzare il Modulo Web; è sufficiente disporre di una connessione Internet e di un normale browser.

Chi è Tungsten?

Creata nel 2000, Tungsten è stata capofila nel settore della fatturazione elettronica. Tungsten accelera le attività commerciali globali per i clienti tramite:

  • Tungsten Network: fatturazione elettronica per le catene di forniture collegate
  • Tungsten Analytics: informazioni in tempo reale per adottare decisioni di acquisto migliori
  • Tungsten Bank: finanziamento della catena di forniture per la crescita del business

Cosa differenzia la fatturazione elettronica di Tungsten Network dalle soluzioni OCR e dalla scansione?

La vera fatturazione elettronica permette a qualsiasi fornitore di inviare dati dal proprio sistema contabile a quello dei suoi acquirenti. La fatturazione elettronica elimina l'elaborazione manuale richiesta dalle fatture cartacee.

La scansione o le soluzioni OCR contribuiscono a ridurre l'elaborazione manuale solo parzialmente perché, in pratica, il computer crea una fattura che viene stampata su carta e poi elaborata al fine di immetterne i dati nel computer.

Dato che le fatture cartacee hanno formati, modelli e layout completamente diversi, alcune possono essere difficili da leggere rendendo più complesso per il sistema OCR il riconoscimento e l'inserimento di dati leggibili nel computer degli acquirenti e richiedendo un controllo manuale nonché, in alcuni casi, un ulteriore inserimento dei dati.

Con la fatturazione elettronica di Tungsten Network i dati di fatturazione dei fornitori sono utilizzati per l'inserimento automatico nel sistema contabile degli acquirenti e per generare una copia PDF della fattura dotata di firma digitale. Questa fattura è valida ai fini fiscali. Tungsten invia la copia all'acquirente affinché la possa archiviare localmente e utilizzarla) per il workflow. Inoltre, Tungsten archivia tutte le copie di fatture in nell'archivio. Questo archivio è accessibile a fornitore e acquirente tramite il portale.

Cosa differenzia la fatturazione elettronica di Tungsten Network dalla soluzione EDI?

Alcuni dei suoi clienti o fornitori potrebbero già utilizzare la soluzione EDI per inviare e ricevere i dati di fatturazione. La soluzione EDI offre un formato rapido e sicuro ma depende eccessivamente da alcuni standard (che il fornitore può non supportare), richiede il mapping da parte del fornitore (difficile e costoso) e non e’ accessibile per tutte le aziende.

La soluzione EDI richiede anche una tecnologia di connessione "punto a punto" (comunicazioni separate tra l'acquirente e i vari fornitori). Al contrario, il sistema di fatturazione elettronica di Tungsten è una rete "collettiva" (ad esempio l'acquirente si connette una sola volta a Tungsten per ricevere le fatture emesse da tutti i suoi fornitori).

Con la fatturazione elettronica di Tungsten, i fornitori non devono acquistare costosi software di mapping e possono generare un file della fattura direttamente dal loro sistema contabile utilizzando il formato dati già in uso. Dopo essere entrati nella rete di Tungsten, i fornitori possono inviare le fatture a molteplici clienti senza ulteriori modifiche specifiche per gli acquirenti; Tungsten Network risolve tutte le questioni relative alla conversione dei dati tra fornitori e clienti.

Quali sono i vantaggi aziendali derivanti dalla fatturazione elettronica per gli acquirenti?

La fatturazione elettronica offre molti vantaggi:

  • Elimina completamente la necessità di elaborare documenti cartacei (non e’ richiesta carta)
  • Aumenta notevolmente la qualità dei dati (eliminazione dell'inserimento manuale dei dati / soluzioni OCR)
  • Nessuna fattura smarrita (tutte le fatture vengono inviate direttamente alla contabilità fornitori o al sistema di workflow)
  • Reporting e visibilità più efficienti
  • Maggiori possibilità di usufruire di sconti per il pagamento anticipato
  • Migliori rapporti con i fornitori

Inoltre i membri della Tungsten Network usufruiscono della consulenza ed esperienza di Tungsten nel campo delle migliori pratiche operative;

  • Solo vendor che operano effettivamente nella rete globale
  • Selezione di fornitori che attuano le migliori pratiche operative, acquisizione proattiva dei fornitori all'interno della rete
  • 'Alto livello di Programme e Account Management' per garantire il successo fin dalla fase di implementazione e per tutta la durata del programma
  • Implementazione e mapping personalizzati per garantire la perfetta integrazione con Tungsten Network dei sistemi già in uso presso acquirenti e fornitori
  • Non è necessario installare nuovi software o hardware perché Tungsten fornisce un servizio gestito autonomamente

Ci contatti per ricevere altre informazioni sui vantaggi aziendali derivanti dalla fatturazione elettronica di Tungsten.

Quali sono i vantaggi aziendali derivanti dalla fatturazione elettronica per I clienti?

La fatturazione elettronica offre molti vantaggi:

  • Elimina completamente la necessità di elaborare e stampare documenti cartacei, buste e corrispondenza
  • Fatture inviate direttamente ai sistemi degli acquirenti
  • Procedure più rapide di elaborazione e approvazione delle fatture con conseguente riduzione delle tempistiche per il pagamento
  • Nessuna fattura smarrita
  • Reporting e visibilità più efficienti
  • Migliori rapporti con i clienti

I membri della Tungsten Network usufruiscono della consulenza ed esperienza di Tungsten nel campo delle migliori pratiche operative;

  • Solo vendor che operano effettivamente nella rete globale
  • Alto livello di Programme e Account Management per garantire il successo fin dalla fase di implementazione e per tutta la durata del programma
  • Implementazione e mapping personalizzati per garantire la perfetta integrazione con Tungsten dei sistemi già in uso presso i fornitori
  • Non è necessario installare nuovi software o hardware perché Tungsten fornisce un servizio gestito autonomamente

Ci contatti per ricevere altre informazioni sui vantaggi aziendali derivanti dalla fatturazione elettronica di Tungsten.

Come posso utilizzare la fatturazione elettronica per semplificare le procedure?

La fatturazione elettronica di Tungsten Network semplifica la complessa procedura di fatturazione. Permette ai fornitori di inviare i dati di fatturazione in modo rapido e semplice utilizzando sistemi e formati già esistenti. L'acquirente riceve i dati direttamente nel proprio sistema contabile, eliminando così la necessità di inserirli manualmente. Inoltre, dato che Tungsten può stabilire regole operative, come assegnare un numero di ordine di acquisto, non si perde tempo nella ricerca di informazioni mancanti.

L'elaborazione più rapida della fattura permette di velocizzare il pagamento al fornitore. In questo modo non solo si migliorano i rapporti commerciali e si permette alle aziende di gestire i movimenti di cassa, ma si possono concordare anche pagamenti anticipati.

Ci contatti per ricevere ulteriori informazioni su come possiamo semplificare le sue procedure.

Posso inviare le fatture elettroniche in paesi diversi?

Sì, Tungsten Network è una rete globale che permette ai suoi membri di scambiarsi fatture in tutto il mondo. Tungsten garantisce l'osservanza delle disposizioni locali in materia fiscale, semplificando gli oneri amministrativi per la conformità. Collaborando con un importante consulente indipendente, garantiamo l'osservanza delle disposizioni fiscali e in materia di fatturazione vigenti in Europa, Nord America e nella regione Asia Pacifico.

Ci contatti per discutere nei dettagli le nostre procedure di conformità globale.

Le fatture elettroniche sono conformi alla normativa IVA e alle disposizioni fiscali?

Sì, la fatturazione elettronica di Tungsten Network è conforme alla normativa IVA e alle disposizioni fiscali vigenti a livello locale. Collaboriamo con il nostro partner PwC per garantire l'osservanza delle disposizioni fiscali e in materia di fatturazione vigenti a livello locale.

Gli acquirenti e i fornitori della Tungsten Network ricevono una copia PDF della fattura dotata di firma digitale. Questa copia è valida ai fini fiscali. L'acquirente la può utilizzare per il workflow e verifiche contabili.

I membri della Tungsten Network possono salvare i PDF dotati di firma digitale nel loro archivio elettronico o possono accedere 24 ore su 24 a nell'archivio.

Cosa si intende per P2P?

P2P è l'abbreviazione di "Purchase to Pay" (o "Procure to Pay"), vale a dire acquisto-pagamento. Questo sistema permette di seguire il processo completo, dall'acquisto dei beni da parte di un acquirente al pagamento ricevuto dal fornitore.

Molte soluzioni contribuiscono a semplificare questo processo, incluso l'impiego di strumenti per l'acquisto online, la consegna dell'ordine di acquisto, la fatturazione elettronica, soluzioni di workflow e pagamenti elettronici.

Tungsten collabora con numerose importanti organizzazioni per offrire le soluzioni più adatte a soddisfare le esigenze di tutti i clienti.

Cosa si intende per EIPP?

EIPP sta per "Electronic Invoice Presentment and Payment", vale a dire presentazione e pagamento elettronici della fattura. Si tratta semplicemente della procedura di scambio e gestione delle fatture tra fornitori e acquirenti che implica l'utilizzo di soluzioni come quelle offerte da Tungsten Network.

Altri termini utilizzati per definire l'EIPP sono fatturazione elettronica o e-Invoicing. Questi termini di solito implicano che "l'acquirente" sia il principale artefice del servizio perché riceve le fatture da molti dei suoi fornitori tramite la stessa procedura.

Le soluzioni EIPP permettono a fornitori e acquirenti di scambiarsi documenti finanziari e contabili in formato elettronico (non solo fatture, ma anche ordini di acquisto, notifiche di pagamento, ecc.) e di gestire l'elaborazione online di questi documenti in modo rapido e sicuro. I vantaggi derivanti dall'uso di un sistema EIPP come Tungsten Network per la contabilità clienti e la contabilità fornitori includono l'eliminazione dell'elaborazione manuale, una maggiore visibilità dei movimenti di cassa, la capacità di effettuare pagamenti puntuali, l'accesso a un archivio sicuro e protetto.

Cosa si intende per EBPP?

EBPP sta per "Electronic Bill Presentment and Payment", vale a dire presentazione e pagamento elettronici di una nota di addebito. Si tratta semplicemente della trasmissione integrata di note di addebito (fatture) per la presentazione e per l'esecuzione del pagamento.

Altri termini utilizzati per definire l'EBPP sono nota di addebito elettronica o e-billing. Questi termini di solito implicano che "il fornitore" sia il principale artefice del servizio perché invia le fatture a molti dei suoi clienti (acquirenti) utilizzando la stessa procedura.

Le soluzioni EBPP permettono a fornitori e acquirenti di scambiarsi i dati di fatturazione in formato elettronico per la loro presentazione ed elaborazione ai fini del pagamento. I vantaggi derivanti dall'uso di un sistema EBPP come Tungsten Network per la contabilità clienti e la contabilità fornitori includono l'eliminazione dell'elaborazione manuale, una maggiore visibilità dei movimenti di cassa, la capacità di effettuare pagamenti puntuali, l'accesso a un archivio sicuro e protetto.

Quali sono le peculiarità della fatturazione elettronica di Tungsten Network?

Tungsten è un fornitore di servizi e non solo una società tecnologica. I nostri servizi comprendono:

Una Soluzione Globale: Tungsten permette ad aziende di 100 paesi di scambiarsi fatture elettroniche. Le aziende usufruiscono di una soluzione veramente globale, di un sistema di fatturazione mondiale, del servizio internazionale di acquisizione dei fornitori e assistenza clienti

"Abbiamo portato a termine un'analisi approfondita dei fornitori di soluzioni per la fatturazione elettronica e siamo giunti alla conclusione che Tungsten era quello più adatto a soddisfare le nostre esigenze globali perché offriva una procedura ideale. Tungsten comprende le dinamiche aziendali e i diversi aspetti coinvolti dimostrando il massimo impegno per permetterci di raggiungere i nostri obiettivi", Direttore dell'elaborazione centrale per Greif

Esperti di implementazione: è essenziale che ogni soluzione possa essere facilmente implementata e gestita. Tramite Tungsten Network le società possono utilizzare procedure e tecnologie già presenti.

Possono continuare a utilizzare i formati dei dati già esistenti senza implementare nuovi software o hardware.

Il team Tungsten, esperto di implementazione e mapping, gestirà l'integrazione tra il suo sistema contabile e quello dei suoi clienti o fornitori. Utilizzando diverse migliaia di formati diversi, Tungsten è in grado di operare con tutti i principali sistemi ERP e di contabilità.

Reclutamento dei Fornitori con l’utilizzo degli strumenti di per garantire il successo di un progetto di fatturazione elettronica è essenziale l'adesione di un numero elevato di fornitori. In questo modo gli acquirenti possono realizzare i loro obiettivi aziendali.

Tungsten collabora con gli acquirenti per gestire le loro campagne di acquisizione dei fornitori. Grazie alla sua esperienza nell'ambito delle migliori pratiche operative, Tungsten ha creato un team specializzato per acquisire attivamente i fornitori. Questo team multinazionale garantisce ai clienti assistenza nella lingua locale rispettando la loro cultura aziendale.

"La scelta dei fornitori ha sempre rappresentato un aspetto critico per noi. Naturalmente senza un numero decisivo di fornitori nella rete sarebbe difficile giustificare questa iniziativa. Ma abbiamo assistito con piacere alla registrazione di un numero elevato di fornitori, decisamente superiore alle nostre aspettative", Computarcenter

Programma di consulenza e Gestione account: Gli strumenti di best practice nonche’ le relative competenze, coprono l’intera durata del progetto di e-Invoicing. Il team Tungsten specializzato nella Gestione del Programma ne realizzera’ la configurazione, garantendone la riuscita messa a punto. Dopo aver definito il progetto, il team per la Gestione dell'Account collaborerà con lei per garantire il raggiungimento di nuovi obiettivi e l'offerta di nuovi servizi al fine di ottimizzare l'efficienza e la riduzione dei costi

Soluzione ecocompatibile: i clienti di Tungsten Network sono sempre più orientati verso obiettivi CSR. Con l'eliminazione dei documenti cartacei, la fatturazione elettronica di Tungsten Network offre una soluzione finanziariamente sostenibile ed ecocompatibile. I clienti possono valutare questo aspetto confrontando direttamente la quantità di carta eliminata, oltre all'energia consumata per la distribuzione e l'archiviazione delle fatture cartacee, senza dimenticare i rifiuti destinati allo smaltimento una volta superato il periodo minimo richiesto per la conservazione delle fatture.

Devo installare un nuovo hardware o software per utilizzare la fatturazione elettronica?

No. Non se utilizza Tungsten Network, poiché non richiede investimenti in software o hardware supplementari. I team di esperti di implementazione e mapping realizzano l'integrazione per lei. Operano con il sistema contabile e i file di dati della sua azienda nonché con quelli dei suoi fornitori o clienti per garantire un passaggio senza problemi.

Quali sono i vantaggi derivanti dalla fatturazione elettronica per la contabilità fornitori?

Il team della contabilità fornitori usufruisce di notevoli vantaggi derivanti dall'eliminazione delle fatture cartacee. I dati vengono inviati in formato elettronico direttamente al sistema contabile, eliminando la necessità di inserirli manualmente;

  • I dati di fatturazione vengono verificati per garantire la conformità alle regole aziendali. Nessuna perdita di tempo alla ricerca di numeri d'ordine mancanti
  • Si ricevono copie delle fatture dotate di firma digitale utilizzabili per il workflow e verifiche contabili
  • Consegna garantita e stato della fattura disponibili tramite il portale: non è più necessario gestire le telefonate dei fornitori alla ricerca della loro fattura
  • Permette al team di concentrarsi maggiormente su attività a valore aggiunto
  • Riduce i costi per l'elaborazione delle fatture, di norma al 60%

Quali sono i vantaggi derivanti dalla fatturazione elettronica per la contabilità clienti?

Il team della contabilità clienti usufruisce di una consegna rapida e garantita delle fatture;

  • Permette ai suoi clienti di elaborare più velocemente le fatture ai fini del pagamento
  • Non si perde tempo alla ricerca di fatture "smarrite"
  • Può monitorare lo stato delle fatture tramite il portale. La convalida della fattura garantisce l'invio di tutti i dati richiesti per la fatturazione già dalla prima volta
  • Utilizzi nell'archivio per accedere alle fatture inviate per operazioni di reporting e verifiche contabili

"Fondamentalmente inviare una fattura elettronica ci costa meno che inviarla per posta, ma gli altri vantaggi sono ancora più irresistibili. Le nostre fatture usufruiscono di una consegna rapida e garantita e le richieste sono registrate più velocemente garantendo così pagamenti puntuali", Responsabile finanziario, Poulton & Graf

Quali sono le opzioni per l'uso della fatturazione elettronica a disposizione dei piccoli fornitori?

Con il sistema di fatturazione elettronica di Tungsten Network anche i piccoli fornitori possono inviare fatture elettroniche. I fornitori che non possiedono un sistema di fatturazione o non emettono un numero di fatture tale da giustificare una soluzione integrata, possono utilizzare il Modulo Web. Accessibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7 tramite Tungsten portale, i fornitori devono semplicemente accedere al loro account e creare la loro fattura elettronica online. I dati vengono inviati ai loro clienti tramite Tungsten Network e sono sottoposti agli stessi controlli applicati per la Soluzione Integrata.

I clienti possono utilizzare il Modulo Web usufruendo sempre dei servizi di reporting, assistenza e accesso a nell'archivio tramite il sicuro portale online.

"Essendo una piccola azienda, per noi è molto importante ricevere pagamenti puntuali; Tungsten semplifica il nostro compito informandosi sull'effettiva consegna ed elaborazione delle nostre fatture da parte del cliente. Emettere fatture online con Tungsten è facile e sicuro e soprattutto offre il valore aggiunto di contribuire a mantenere alta la soddisfazione dei nostri clienti", Fondatore di Glenammer Engineering Ltd.

Posso inviare o ricevere Ordini di acquisto tramite Tungsten Network?

Oltre alla fatturazione elettronica, Tungsten semplifica anche lo scambio di dati relativi agli ordini di acquisto. Gli acquirenti sono in grado di inviare gli ordini di acquisto ai loro fornitori tramite Tungsten. Al ricevimento dell'ordine il fornitore può decidere se accettarlo o rifiutarlo e convertire l'ordine di acquisto direttamente in una fattura.

Inoltre un acquirente può scegliere la convalida della fattura per assicurarsi che i suoi dati corrispondano perfettamente a quelli riportati sull'ordine di acquisto inviato tramite Tungsten Network.

Quali sono i vantaggi per l'ambiente e per i miei obiettivi CSR derivanti dalla fatturazione elettronica?

Considerando che la fatturazione elettronica con Tungsten sostituisce la fatturazione cartacea, i vantaggi per l'ambiente sono immediati.

Oltre alla riduzione del consumo di carta si limita il consumo energetico derivante dalla distribuzione, dall'archiviazione e dallo smaltimento di fatture cartacee. In base al numero di fatture emesse e inviate solo in Europa, si stima che grazie all'invio elettronico sarebbe possibile risparmiare 762.383 tonnellate di carta (quasi 13 milioni di alberi). Inoltre si risparmierebbe una quantità di combustibile tale da approvvigionare 381.000 abitazioni per un anno e oltre 1,8 milioni di metri cubi di terreno destinato a discarica.

È necessario stampare o archiviare copie cartacee delle fatture?

Con la fatturazione elettronica di Tungsten non occorre stampare o archiviare copie cartacee delle sue fatture. Tungsten non solo invia i dati di fatturazione al sistema contabile degli acquirenti ma invia anche un PDF dotato di firma digitale utilizzabile per il workflow e per verifiche fiscali. Questa fattura è valida ai fini fiscali.

Tungsten archivia ogni fattura inviata tramite la sua rete di fatturazione elettronica in nell'archivio. Tutti i membri della rete possono accedere a questo archivio 24 ore su 24, 7 giorni su 7 tramite il portale.