Veelgestelde vragen

Antwoorden op uw vragen over elektronisch factureren, het betalingsproces en uitgaveanalyses op het Tungsten Network.

Wat is elektronische facturering?

Elektronische facturering is het uitwisselen van elektronische factuurgegevens tussen de computer van de leverancier en die van zijn klanten, zonder dat daar begeleidende papieren documentatie voor nodig is. De elektronische factuur fungeert, behalve als betalingsverzoek, ook als btw-, belasting- en administratief document.

Met elektronische facturering, of e-invoicing, wordt menselijke tussenkomst of handmatige documentverwerking tot een minimum beperkt. De gegevens worden overgenomen uit het boekhoudsysteem van de leverancier en rechtstreeks naar het boekhoudsysteem van diens klanten verzonden.

Tungsten beheert de integratie tussen de boekhoudsystemen en het Tungsten Network. De leverancier verstuurt factuurgegevens in het formaat van zijn voorkeur. Vervolgens worden deze gegevens vertaald, aangevuld, gecontroleerd en digitaal ondertekend, waarna ze naar het boekhoudsysteem van de kopers worden verzonden, in het formaat van hun voorkeur.

Er hoeft geen extra hardware of software te worden geïnstalleerd. Kleinere leveranciers of leveranciers die minder facturen verzenden, kunnen het Web Form gebruiken. Het enige wat daarvoor nodig is, is een internetverbinding en een standaardbrowser.

Wie is Tungsten?

Tungsten, opgericht in het jaar 2000, is een pionier op het gebied van elektronische facturering. Tungsten versnelt wereldwijde handel voor klanten via:

  • Tungsten Network: elektronische facturering voor verbonden toeleveringsketens
  • Tungsten Analytics: realtime informatie voor betere aankoopbeslissingen
  • Tungsten Bank: financiering van de toeleveringsketen voor bedrijfsgroei

In hoeverre verschilt elektronische facturering van Tungsten van OCR en scannen?

Echte elektronische facturering, of e-invoicing, stelt leveranciers in staat om gegevens uit hun boekhoudsysteem naar dat van hun kopers te versturen. Met elektronische facturering komt de handmatige verwerking die nodig is bij papieren facturen te vervallen.

Met scannen en OCR kan de handmatige verwerking wel enigszins worden beperkt, maar in feite creëert een computer hierbij een factuur, drukt deze af op papier, en dit papier moet vervolgens verwerkt worden om de gegevens weer in de computer te krijgen.

Doordat papieren facturen sterk variëren qua formaat, ontwerp en lay-out, kunnen sommige moeilijk te lezen zijn. Het OCR-systeem heeft daardoor moeite om gegevens te herkennen en leesbare gegevens in de computer van de kopers te zetten, zodat er toch handmatige controles en soms aanvullende handmatige invoer nodig zijn.

Met e-invoicing van Tungsten Network worden de factuurgegevens van de leverancier automatisch in het boekhoudsysteem van de koper gezet en wordt een digitaal ondertekende factuur in pdf-formaat gecreëerd. Dit is de factuur die aan de belastingvoorschriften voldoet. Tungsten verstuurt het pdf-bestand naar de koper zodat het lokaal kan worden opgeslagen of gebruikt voor workflowdoeleinden. Bovendien bewaart Tungsten alle pdf-facturen op het factuurarchief. Deze is voor zowel de leverancier als de koper toegankelijk via de Portal.

In hoeverre verschilt elektronische facturering van Tungsten van EDI en scannen?

Een aantal van uw klanten of leveranciers gebruikt misschien al EDI om factuurgegevens te versturen of te ontvangen. EDI biedt een snel en veilig formaat, maar is sterk afhankelijk van standaarden (die de leverancier wellicht niet ondersteunt), vereist mapping door de leverancier (wat moeilijk en duur is) en is niet toegankelijk voor alle bedrijven.

EDI is tevens een ‘point-to-point’ verbindingstechnologie (d.w.z. dat de koper bijvoorbeeld met elke leverancier apart moet communiceren). Tungsten e-invoicing is daarentegen een ‘gedeeld’ of ‘many-to-many’ netwerk (bijv. de koper maakt eenmaal verbinding met Tungsten om in één keer de facturen van al zijn leveranciers te ontvangen).

Met elektronische facturering van Tungsten hoeven leveranciers geen dure mappingsoftware aan te schaffen; ze kunnen in hun boekhoudsysteem een factuurbestand genereren met het bestaande gegevensformaat van hun systeem. Als leveranciers zich aansluiten bij Tungsten, kunnen ze facturen naar meerdere klanten op het netwerk versturen zonder dat ze klantspecifieke aanpassingen hoeven te maken. Het Tungsten Network draagt namelijk zorg voor alle gegevensconversieproblemen tussen zowel leveranciers als hun klanten.

Wat zijn de zakelijke voordelen van elektronische facturering voor kopers?

Elektronische facturering biedt vele voordelen:

  • Verwerking van papieren vervalt geheel (er is geen papier)
  • Gegevenskwaliteit wordt aanzienlijk verbeterd (er is geen handmatige data-entry / OCR)
  • Geen kwijtgeraakte facturen (alle facturen worden direct in het crediteuren- of workflowsysteem afgeleverd)
  • Betere rapportage en zichtbaarheid
  • Betere mogelijkheid om kortingen te geven voor vroege betalingen
  • Betere relaties met leveranciers

Leden van het Tungsten Network profiteren bovendien van Tungsten's ‘best practice’-advies en -deskundigheid;

  • Enige echte wereldwijd opererende netwerkleverancier
  • ‘Best practice’ werving van leveranciers – proactieve werving van leveranciers voor deelname aan het netwerk
  • ‘Best in class’ Programma- en Account Management– succes gewaarborgd vanaf de implementatie tot aan het einde van de levensduur van het programma
  • Maatwerk-implementatie en -mapping om te waarborgen dat bestaande systemen van zowel kopers als leveranciers kunnen integreren met Tungsten Network
  • Geen extra hardware of software vereist, Tungsten biedt een volledige service

Neem contact met ons op voor meer informatie over de zakelijke voordelen van Tungsten.

Wat zijn de zakelijke voordelen van elektronische facturering voor leveranciers?

Elektronische facturering biedt vele voordelen:

  • Verwerking en afdrukken van papieren, enveloppen en post wordt geheel overbodig
  • Facturen worden rechtstreeks in het systeem van de koper afgeleverd
  • Snellere factuurverwerking en -validatie, dus mogelijkheden voor snellere betalingen
  • Geen kwijtgeraakte facturen
  • Betere rapportage en zichtbaarheid
  • Betere relaties met klanten

Leden van het Tungsten Network profiteren bovendien van Tungsten's ‘best practice’-advies en -deskundigheid;

  • Enige echt wereldwijd opererende netwerkleverancier
  • ‘Best in class’ Programma- en Accountbeheer – succes gewaarborgd vanaf de implementatie tot aan het einde van de levensduur van het programma
  • Maatwerk-implementatie en mapping om te waarborgen dat bestaande systemen van leveranciers integreren met Tungsten Network
  • Geen extra hardware of software vereist, Tungsten biedt een volledige service

Neem contact met ons op voor meer informatie over de zakelijke voordelen van Tungsten.

Hoe kan ik elektronische facturering gebruiken om processen te stroomlijnen?

Tungsten Network stroomlijnt het complexe factureringsproces. Leveranciers kunnen factuurgegevens snel en eenvoudig versturen en gebruik blijven maken van hun bestaande systemen en gegevensformaten. De koper ontvangt de gegevens direct in zijn boekhoudsysteem waardoor geen handmatige invoer meer nodig is. Doordat Tungsten bedrijfsregels kan bepalen, zoals het toekennen van een PO-nummer, wordt er geen tijd verspild aan het opzoeken van ontbrekende informatie.

Doordat de factuur sneller verwerkt kan worden, kan de leverancier zijn betaling sneller ontvangen. Hierdoor worden niet alleen zakelijke relaties verbeterd en kunnen bedrijven hun cashflow beheren, maar kan ook onderhandeld worden over voorwaarden voor vroege betalingen.

Neem contact met ons op voor meer informatie over hoe wij uw processen kunnen stroomlijnen.

Kunnen e-facturen naar verschillende landen worden verzonden?

Ja, Tungsten Network is wereldwijd en stelt leden van het netwerk in staat om facturen over de hele wereld uit te wisselen. Tungsten voldoet aan lokale belastingvoorschriften en maakt uw belastingzaken daarmee gemakkelijker. Wij werken met een toonaangevend, onafhankelijk adviseur en kunnen daardoor garanderen dat we voldoen aan fiscale- en factureringsvoorschriften in heel Europa, Noord-Amerika en Azië-Pacifisch Gebied.

Neem contact met ons op voor meer informatie over ons nalevingsbeleid.

Voldoen elektronische facturen aan regelgeving voor btw en belasting?

Ja, e-invoicing van Tungsten Network voldoet aan lokale btw- en belastingvoorschriften. Wij werken samen met onze partner PwC om ervoor te zorgen dat lokale voorschriften voor belasting en e-invoicing worden nageleefd.

Kopers en leveranciers op het Tungsten Network ontvangen een digitaal ondertekend pdf-bestand van de factuur. Dit is de factuur die aan de belastingvoorschriften voldoet. De koper kan dit document gebruiken voor workflow- en controledoeleinden.

Leden van het Tungsten Network kunnen het digitaal ondertekende pdf-bestand bewaren in hun eigen elektronische archief, of het 24 uur per dag inzien via het OBarchive.

Neem contact met ons op bespreken onze Global Compliance in meer detail.

Wat is P2P?

P2P is de afkorting voor Purchase to Pay (of Procure to Pay). Dit omvat het complete proces van de aankoop van goederen door een koper tot de betaling ontvangen door de leverancier.

Er zijn veel oplossingen die helpen om dit proces te stroomlijnen, waaronder online kooptools, bezorgen van purchase orders, elektronische facturering, workflow-oplossingen en elektronische betalingen.

Tungsten werkt samen met vele toonaangevende organisaties en kan zo de beste oplossingen bieden om tegemoet te komen aan de wensen van elke klant.

Wat is EIPP?

EIPP staat voor Electronic Invoice Presentment and Payment. Dit is het proces waarbij leveranciers en kopers facturen uitwisselen en beheren met behulp van oplossingen als Tungsten Network. Andere termen die gebruikt worden voor EIPP zijn elektronische facturering of e-facturering.

Deze termen worden meestal gebruikt vanuit het oogpunt dat de ‘koper’ de hoofdinitiatiefnemer van de service is. De koper ontvangt zijn facturen van talrijke leveranciers via hetzelfde proces.

EIPP-oplossingen stellen leveranciers en kopers in staat om financiële documenten (niet alleen facturen, maar ook purchase orders, advies m.b.t overschrijvingen, etc.) elektronisch uit te wisselen en de verwerking van deze documenten snel en veilig online te beheren. De voordelen van een EIPP-systeem zoals Tungsten voor de afdelingen Debiteuren en Crediteuren zijn het vervallen van handmatige verwerking, een verbeterde zichtbaarheid van cashflow, de mogelijkheid om tijdig te betalen en toegang tot een beveiligd archief.

Wat is EBPP?

EBPP staat voor ‘Electronic Bill Presentment and Payment’. Dit omvat de geïntegreerde overdracht van rekeningen (facturen) voor presentatiedoeleinden en om het betalingsproces uit te voeren.

Andere termen voor EBPP zijn elektronische billing e-billing. Deze termen worden meestal gebruikt vanuit het oogpunt dat de ‘leverancier’ de hoofdinitiatiefnemer van de service is. De leverancier stuurt zijn facturen talrijke klanten (kopers) via hetzelfde proces.

EBPP-oplossingen stellen leveranciers en kopers in staat om factuurgegevens elektronisch uit te wisselen om ze gemakkelijk te kunnen overleggen en te verwerken voor betaling. De voordelen van een EIPP-systeem zoals Tungsten Network voor de afdelingen Debiteuren en Crediteuren zijn het vervallen van handmatige verwerking, een verbeterde zichtbaarheid van cashflow, de mogelijkheid om tijdig te betalen en toegang tot een beveiligd archief.

Wat is er anders aan e-invoicing van Tungsten Network?

Tungsten is een dienstverlener, en niet alleen een technologiebedrijf. Onze service omvat het volgende:

Tungsten stelt organisaties in 100 landen in staat om elektronisch facturen uit te wisselen. Organisaties profiteren van een daadwerkelijk wereldwijde oplossing, internationale facturering, leverancierwerving buiten de landsgrenzen en klantenservice

"Na een uitgebreide analyse van de aanbieders van e-invoicingsystemen konden wij concluderen dat Tungsten het best in staat was om ons in onze internationale behoeften te ondersteunen en ons een nuttig proces kon aanbieden. Tungsten heeft oog voor de business en de details, en liet betrokkenheid zien bij het behalen van onze doelstellingen." - Manager Central Processing voor Greif

Deskundige implementatie: het is essentieel dat elke oplossing gemakkelijk uitvoerbaar en beheerbaar is. Via Tungsten Network kunnen bedrijven optimaal gebruikmaken van bestaande processen en technologie. Er kan gebruik worden gemaakt van bestaande gegevensformaten en er hoeft geen nieuwe hardware of software te worden aangeschaft.

Het deskundige implementatie- en mappingteam van Tungsten verzorgt de integratie met de boekhoudsystemen van u en uw klanten of leveranciers. Tungsten werkt met duizenden verschillende formaten en kan overweg met alle grote ERP- en boekhoudsystemen.

Best practice’ leverancierwerving: als een e-Invoicingproject succesvol wil zijn, is het essentieel dat er veel leveranciers aan het programma deelnemen. Dit stelt kopers in staat om hun bedrijfsdoelen te realiseren.

Tungsten werkt met kopers samen om hun campagnes voor leverancierwervingen te beheren. Gebruikmakend van ‘‘best practice’ deskundigheid beschikt Tungsten over een toegewijd team dat actief leveranciers werft. Dit multinationale team zorgt ervoor dat klanten in hun eigen taal en volgens hun eigen bedrijfscultuur te woord kunnen worden gestaan.

"Het werven van leveranciers was een essentiële kwestie voor ons. Zonder een grote massa leveranciers op het netwerk zou het initiatief natuurlijk moeilijk te rechtvaardigen zijn. Maar toch hebben zich heel veel leveranciers aangemeld, zelfs nog meer dan we verwacht hadden" - Computacenter

Consultatief Programma- en Accountbeheer: De ‘best practice’ deskundigheid blijft gegarandeerd tijdens uw hele e-Invoicingproject. Tungsten's toegewijde Programma Management-team beheert de set-up het programma, zodat het met succes in gebruik kan worden genomen. Als het project eenmaal is opgestart, zal Tungsten's Account Management-team met u samenwerken om ervoor te zorgen dat er nieuwe doelen worden bereikt en de nieuwe services de efficiëntie en kostenbesparing optimaliseren.

Voordeel voor het milieu: klanten van Tungsten richten zich steeds meer op MVO-doelen. Doordat er geen papier meer wordt gebruikt, biedt Tungsten Network e-Invoicing een financieel duurzame en milieuvriendelijke oplossing. Klanten kunnen het verschil direct afmeten aan de hand van de hoeveelheid papier die ze besparen. Bovendien is het verschil te merken aan de energie die verspild wordt bij het distribueren en bewaren van papieren facturen, en niet te vergeten aan de afvalberg die ontstaat zodra de facturen na de minimale bewaartijd worden weggegooid.

Moet ik nieuwe hardware of software aanschaffen om elektronische facturering te kunnen gebruiken?

Nee. Als u het Tungsten Network gebruikt, hoeft u niet te investeren in extra hardware of software. Bovendien verzorgen de deskundige implementatie- en mappingteams de integratie voor u. Zij zorgen ervoor dat de bestaande boekhoudkundige systemen en gegevensbestanden van u en uw klanten of leveranciers geschikt zijn om snel te kunnen overstappen.

Wat is het voordeel van elektronische facturering voor Crediteuren?

Het Crediteurenteam profiteert van de eliminatie van papieren facturen. Gegevens worden elektronisch rechtstreeks naar het boekhoudsysteem verzonden, waardoor er geen handmatige invoer meer nodig is:

  • Factuurgegevens worden geverifieerd tegen de bedrijfsregels. Geen gezoek naar ontbrekende PO-nummers
  • Er worden digitaal ondertekende factuurbestanden ontvangen die gebruikt kunnen worden voor workflow- en controledoeleinden
  • Gegarandeerde aflevering en inzage in de factuurstatus via de Portal - geen telefoontjes meer van leveranciers die op zoek zijn naar hun factuur
  • Stelt het team in staat zich op nuttiger taken te concentreren
  • Reduceert kosten voor factuurverwerking met ca. 60%

Wat is het voordeel van elektronische facturering voor Debiteuren?

Het Debiteurenteam profiteert van snelle en gegarandeerde factuuraflevering;

  • Stel uw klanten in staat sneller facturen te verwerken voor betaling
  • Geen tijd verspild aan het zoeken van ‘kwijtgeraakte’ facturen
  • Kan de factuurstatus controleren via de Portal. Factuurvalidatie zorgt ervoor dat alle vereiste factuurgegevens meteen worden verzonden
  • Gebruik van het factuurarchief om verzonden facturen te bekijken voor rapportage- en controledoeleinden

"Allereerst kost het versturen van een elektronische factuur ons minder dan het versturen van facturen per post, maar er zijn nog aantrekkelijker voordelen. Onze facturen worden gegarandeerd en snel afgeleverd en zoekopdrachten worden sneller geregistreerd, wat als gevolg heeft dat we zonder vertraging betaald worden." Financial Controller, Poulton & Graf

Hoe kunnen kleine leveranciers gebruikmaken van e-invoicing?

Met e-invoicing van Tungsten Network kunnen ook kleinre leveranciers elektronische facturen verzenden. Leveranciers die geen factuursysteem hebben of niet genoeg facturen versturen om een geïntegreerde oplossing te rechtvaardigen, kunnen het Web Form gebruiken. Leveranciers kunnen via de Tungsten Portal, 24 uur per dag inloggen op hun account en hun e-factuur online creëren. De gegevens worden via Tungsten Network naar hun klanten verzonden en ondergaan daarbij dezelfde controles als met de Geïntegreerde Oplossing.

Klanten die gebruikmaken van het Web Form kunnen nog steeds profiteren van rapportages, ondersteuning en toegang tot het factuurarchief via de beveiligde online portal.

"Aangezien wij een klein bedrijf zijn, is het cruciaal voor ons om snel betaald te krijgen. Dit is iets wat Tungsten mogelijk maakt door ons te laten weten dat onze facturen succesvol zijn afgeleverd en door onze klant worden verwerkt. Facturen online versturen met Tungsten is eenvoudig en veilig en biedt als groot extra voordeel dat het ons helpt een van onze gewaardeerde klanten gelukkig te houden." Oprichter Glenammer Engineering Ltd.

Kan ik purchase orders via Tungsten Network versturen of ontvangen?

Naast elektronische facturering biedt Tungsten ook de mogelijkheid om purchase order-gegevens uit te wisselen. Kopers kunnen hun purchase orders via Tungsten naar hun leveranciers sturen. Na ontvangst kan de leverancier de purchase order accepteren of weigeren en "PO converteren" gebruiken om de purchase order direct om te zetten in een factuur.

Ook kopers kunnen voor de optie factuurvalidatie kiezen. Dit zorgt ervoor dat de factuurgegevens overeenkomen met de gegevens op de purchase order die via Tungsten Network verzonden is.

Wat is het voordeel van elektronische facturering voor het milieu en mijn MVO-doelen?

Doordat e-invoicing met Tungsten een vervanging is van papier, is er een direct voordeel voor het milieu.

Naast de reductie van papier wordt er niet langer energie verspild aan het distribueren, bewaren en verwijderen van papieren facturen. Op basis van het aantal facturen dat alleen al in Europa wordt uitgewisseld, is de schatting dat er 762.383 ton papier (bijna 13 miljoen bomen) zou worden bespaard als deze facturen elektronisch zouden worden verstuurd. Tevens zou er genoeg brandstof worden bespaard om 381.000 huizen gedurende één jaar van energie te voorzien en ruim 1,8 miljoen kubieke meter ruimte voor stortplaatsen.

Ben ik verplicht om een papieren kopie van de facturen af te drukken of te bewaren?

Met Tungsten Network is er geen plicht om een papieren kopie van uw facturen af te drukken of te bewaren. Tungsten verstuurt niet alleen de factuurgegevens naar het boekhoudsysteem van de koper, maar verstuurt ook een digitaal ondertekend pdf-bestand dat gebruikt kan worden voor workflow of belastingcontroles. Dit is de factuur die aan de belastingvoorschriften voldoet.

Tungsten slaat elke factuur die via het e-invoicingnetwerk verzonden wordt, op in het factuurarchief. Alle leden van het netwerk kunnen dit archief 24 uur per dag raadplegen via de Portal.