• Pomoc
  • Najczęstsze pytania

Najczęstsze pytania

Odpowiedzi na pytania dotyczące elektronicznego fakturowania, finansowania faktur i analizy wydatków w Tungsten Network.

Co to jest fakturowanie elektroniczne?

Fakturowanie elektroniczne to wymiana danych faktur elektronicznych pomiędzy komputerami dostawcy i klientów - bez konieczności obsługi dokumentacji papierowej. Faktura elektroniczna pełni rolę dokumentacji rachunkowej, podatkowej i VAT, a także wezwania do zapłaty.

Fakturowanie elektroniczne (e-fakturowanie) w znacznym stopniu ogranicza konieczność udziału człowieka lub ręcznego przetwarzania dokumentów. Dane są pobierane z systemu rozliczeniowego dostawcy i przesyłane bezpośrednio do systemu rozliczeniowego klientów.

Tungsten Network zarządza integracją systemów rozliczeniowych z siecią Tungsten. Dostawcy przesyłają dane faktur w preferowanym przez siebie formacie za pośrednictwem sieci. Są one następnie przekształcane, wzbogacane, weryfikowane i podpisywane elektronicznie przed wysłaniem do systemu rozliczeniowego nabywcy w preferowanym przez niego formacie. Nie ma potrzeby wdrażania żadnych dodatkowych urządzeń lub oprogramowania.

Mniejsi dostawcy, wysyłający niewielką liczbę faktur, mogą korzystać z Formularza Internetowego - wszystko, co jest potrzebne do tego to dostęp do Internetu i standardowa przeglądarka internetowa.

Kim jest Tungsten?

Sieć e-fakturowania Tungsten Network ma swoje początki w roku 2000. Tungsten przyśpiesza transakcje handlowe klientów na całym świecie w ramach:

  • Tungsten Network: usługi elektronicznego fakturowania dla należących do sieci
  • Tungsten Analytics: bieżących informacji gwarantujących podejmowanie lepszych decyzji finansowych
  • Tungsten Bank: finansowania łańcucha dostaw w celu rozwijania działalności

Czym fakturowanie elektroniczne Tungsten różni się od OCR i skanowania?

Prawdziwe fakturowanie elektroniczne umożliwia dostawcom wysyłanie danych ze swojego systemu rozliczeniowego do systemów nabywców. Fakturowanie elektroniczne eliminuje, związaną z tradycyjnymi fakturami, konieczność ręcznego przetwarzania dokumentów.

Skanowanie i OCR pomagają wyeliminować częściowo ręczne przetwarzanie dokumentów, ale w gruncie rzeczy komputer tworzy fakturę i drukuje ją na papierze, a następnie jest ona przetwarzana w celu ponownego wprowadzenia danych do komputera.

Ponieważ tradycyjne faktury różnią się znacznie formatem, układem i wzorem, a do tego czasami mogą być nieczytelne, system OCR może mieć trudności z rozpoznaniem i prawidłowym wprowadzaniem danych do komputera nabywcy - co prowadzi do ręcznego sprawdzania i czasami uzupełniania danych.

W przypadku zastosowania systemu e-fakturowania Tungsten dane faktur dostawców są wykorzystywane do automatycznego wprowadzania danych do systemu rozliczeniowego nabywców i wygenerowania podpisanego cyfrowo obrazu faktury w formacie PDF. Taka faktura jest zgodna z prawem podatkowym. Tungsten wysyła do nabywcy obraz faktury, co umożliwia jej lokalne przechowywanie lub użycie w przepływie pracy. Ponadto, sieć Tungsten przechowuje wszystkie obrazy faktur w archiwum systemu. Są one dostępne dla dostawcy i nabywcy za pośrednictwem portalu.

Czym fakturowanie elektroniczne Tungsten różni się od EDI?

Być może niektórzy Twoi klienci lub dostawcy używają już systemu EDI do wysyłania i otrzymywania faktur. EDI udostępnia format, który jest szybki i bezpieczny, ale w znacznym stopniu uzależniony od standardów (których może nie obsługiwać dostawca), wymaga mapowania przez dostawcę (co jest trudne i kosztowne) i nie wszystkie firmy mogą z tego rozwiązania korzystać.

EDI korzysta również z połączeń w topologii „punkt-punkt” (co oznacza, że nabywca musi komunikować się osobno z każdym dostawcą). Natomiast system e-fakturowania Tungsten wykorzystuje sieć „współdzieloną” czy też „wiele-do-wielu” (na przykład nabywca łączy się z systemem Tungsten, aby pobrać faktury od wszystkich swoich dostawców).

Dzięki fakturowaniu elektronicznemu w systemie Tungsten dostawcy nie muszą kupować drogiego oprogramowania do tworzenia map danych i mogą wygenerować plik faktury z systemu rozliczeniowego, korzystając z dotychczasowego formatu danych. Po dołączeniu do sieci dostawcy mogą wystawiać faktury do wszystkich innych klientów, już działających w sieci Tungsten, bez konieczności wprowadzania dodatkowych modyfikacji względem każdego klienta - sieć przeprowadza wszystkie niezbędne konwersje danych pomiędzy dostawcami i klientami.

Jakie korzyści biznesowe z fakturowania elektronicznego odnoszą klienci?

Z fakturowaniem elektronicznym wiąże się wiele korzyści:

  • Całkowita eliminacja przetwarzania dokumentów papierowych
  • Znaczne zwiększenie jakości danych (brak ręcznego wprowadzania danych lub przetwarzania OCR)
  • Eliminacja przypadków zgubienia faktur (wszystkie faktury są dostarczane bezpośrednio do działu rozliczeń z dostawcami lub systemu przepływu pracy)
  • Większe możliwości tworzenia raportów i lepsza widoczność faktur
  • Częstsze okazje do korzystania z rabatów z racji wczesnej zapłaty
  • Lepsze relacje z dostawcami

Ponadto członkowie sieci e-fakturowania Tungsten korzystają z fachowej wiedzy i doradztwa w zakresie najlepszych praktyk;

  • Jedyna prawdziwie globalna sieć e-fakturowania
  • Najlepsze praktyki rekrutacji dostawców - aktywne pozyskiwanie dostawców do sieci
  • Najlepsze w swojej klasie zarządzanie kontami i programem - gwarantujące sukces przez cały cykl programu, począwszy od jego wdrożenia
  • Specialnie przygotowany pod kątem klienta proces wdrożenia i tworzenia mapy danych, który gwarantuje integrację dotychczasowych systemów nabywców i dostawców z siecią Tungsten
  • Wyeliminowanie konieczności instalowania dodatkowych urządzeń lub oprogramowania

Skontaktuj się z nami, aby uzyskać więcej informacji na temat korzyści biznesowych związanych z rozwiązaniem e-fakturowania Tungsten Network.

Jakie korzyści biznesowe z fakturowania elektronicznego odnoszą dostawcy?

Z fakturowaniem elektronicznym wiąże się wiele korzyści:

  • Całkowita eliminacja przetwarzania dokumentów papierowych, drukowania, kopert, obsługi poczty
  • Faktury dostarczane są bezpośrednio do systemów nabywców
  • Szybsza obsługa faktur i ich zatwierdzanie umożliwia szybszą zapłatę
  • Brak zaginionych faktur
  • Większe możliwości tworzenia raportów i lepsza widoczność faktur
  • Lepsze relacje z klientami

Członkowie sieci e-fakturowania Tungsten korzystają z fachowej wiedzy doradztwa w zakresie najlepszych praktyk;

  • Jedyna naprawdę globalna sieć e-fakturowania
  • Najlepsze w swojej klasie zarządzanie kontami - gwarantujące sukces przez cały cykl programu, począwszy od jego wdrożenia
  • Specialnie przygotowany pod kątem klienta proces wdrożenia i tworzenia mapy danych, który gwarantuje integrację dotychczasowych systemów nabywców i dostawców z rozwiązaniem Tungsten
  • Wyeliminowanie konieczności instalowania dodatkowych urządzeń lub oprogramowania

Skontaktuj się z nami, aby uzyskać więcej informacji na temat korzyści biznesowych związanych z rozwiązaniem e-fakturowania Tungsten Network.

Jak można wykorzystać fakturowanie elektroniczne do uproszczenia procesów?

E-fakturowanie Tungsten upraszcza złożony proces fakturowania. Umożliwia dostawcom łatwe i szybkie wysyłanie danych faktur przy użyciu dotychczasowych systemów i formatów danych. Nabywca otrzymuje dane bezpośrednio do systemu rozliczeniowego, co eliminuje konieczność ich ręcznego wprowadzania. Ponadto, ponieważ Tungsten Network umożliwia konfigurowanie reguł biznesowych, takich jak obowiązek nadania numeru zlecenia zakupu, oszczędza się czas poświęcany na poszukiwanie brakujących informacji.

Ponieważ faktury są szybciej przetwarzane, zwiększa to szansę szybszej zapłaty dostawcy. Poprawia to relacje biznesowe i umożliwia firmom zarządzanie przepływem środków, a ponadto umożliwia negocjacje warunków wczesnych płatności.

Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się, jak jeszcze możemy uprościć procesy w Twojej firmie.

Czy e-faktury można wysyłać za granicę?

Tak, Tungsten Network jest siecią globalną i umożliwia swoim członkom wymianę faktur na całym świecie. Tungsten zapewnia zgodność faktur z lokalnymi regulacjami podatkowymi, tym samym wyręczając dostawcę z potrzeby znajomości lokalnego prawa. Współpracując z czołowym, niezależnym doradcą, zapewniamy zgodność z wymogami fiskalnymi i rachunkowymi w Europie, Ameryce Północnej oraz obszarze Azji i Pacyfiku.

Skontaktuj się z nami, aby szczegółowo omówić naszą globalną zgodność z przepisami.

Czy faktury elektroniczne są zgodne z regulacjami podatkowymi i VAT?

Tak, e-fakturowanie przy użyciu Tungsten Network jest zgodne z lokalnymi regulacjami podatkowymi i VAT. Współpracujemy z naszym partnerem, firmą PwC, aby zagwarantować zgodność z lokalnymi regulacjami w kwestiach podatkowych i e-fakturowania.

Nabywcy i dostawcy w sieci Tungsten otrzymują podpisany cyfrowo obraz faktury w formacie PDF. Taki obraz faktury jest zgodny z prawem podatkowym i nabywca może go wykorzystywać w przepływie pracy i podczas audytów.

Użytkownicy sieci Tungsten mogą przechowywać podpisane cyfrowo pliki PDF we własnych archiwach elektronicznych lub też mieć do nich dostęp 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, przy użyciu archwum systemu.

Co to jest P2P?

P2P to skrót od Purchase to Pay (od zakupu do zapłaty). Pod tym skrótem kryje się całość procesu od etapu zakupu przez nabywcę po otrzymanie zapłaty przez dostawcę.

Dostępnych jest wiele rozwiązań pomagających w uproszczeniu tego procesu: narzędzia wspomagające zakupy online, dostarczanie zleceń zakupu, elektroniczne fakturowanie, rozwiązania przepływów pracy i płatności elektroniczne.

Tungsten współpracuje z szeregiem czołowych organizacji, aby udostępniać najlepsze w swoim rodzaju rozwiązania, spełniające wszystkie wymagania klientów.

Co to jest EIPP?

EIPP to skrót od Electronic Invoice Presentment and Payment (elektroniczne przedstawianie faktur i płatności). Krótko mówiąc jest to proces, w ramach, którego dostawcy i nabywcy wymieniają się i zarządzają fakturami, korzystając z rozwiązań takich jak Tungsten Network.

Inne terminy używane do zdefiniowania EIPP to elektroniczne fakturowanie czy też
e-fakturowanie. Terminy te są używane zazwyczaj w sytuacji, gdy to „nabywca” jest głównym inicjatorem usługi. Faktury są odbierane od dostawców za pośrednictwem tego samego procesu.

Rozwiązania EIPP pozwalają dostawcom i nabywcom wymieniać elektronicznie dokumenty finansowe (nie tylko faktury, ale także zlecenia zakupu, awiza przelewu itp.) oraz szybko i bezpiecznie zarządzać przetwarzaniem tych dokumentów online. Korzyści, jakie działy rozliczeń z dostawcami i nabywcami odnoszą z korzystania z takich systemów EIPP, jak Tungsten Network, obejmują eliminację ręcznego przetwarzania dokumentów, poprawienie przejrzystości przepływu środków, możliwość zapłaty na czas i dostęp do bezpiecznego archiwum.

Co to jest EBPP?

EBPP to skrót od „Electronic Bill Presentment and Payment” (elektroniczne przedstawianie rachunków i płatności). Jest to zintegrowana transmisja rachunków (faktur) w celu ich przedstawienia i realizacji procesu płatności.

Inne terminy używane do zdefiniowania EBPP to elektroniczne bilingi lub e-bilingi. Terminy te są używane zazwyczaj w sytuacji, gdy to „dostawca” jest głównym inicjatorem usługi. Faktury są wysyłane do klientów (nabywców) za pośrednictwem tego samego procesu.

Rozwiązania EBPP umożliwiają dostawcom i nabywcom elektroniczną wymianę danych faktur z myślą o ich przedstawieniu i przetworzeniu w celu zapłaty. Korzyści, jakie działy rozliczeń z dostawcami i nabywcami odnoszą z korzystania z takich systemów EBPP, jak Tungsten Network, obejmują eliminację ręcznego przetwarzania dokumentów, poprawienie przejrzystości przepływu środków, możliwość zapłaty na czas i dostęp do bezpiecznego archiwum.

Co wyróżnia system e-fakturowania Tungsten Network?

Tungsten Network jest dostawcą usług, a nie tylko firmą technologiczną. Nasze usługi obejmują:

Globalne rozwiązanie: Tungsten umożliwia elektroniczną wymianę faktur firmom ze 100 krajów. Mają one dostęp do prawdziwie globalnego rozwiązania, transgranicznego fakturowania, międzynarodowej rejestracji dostawców i pomocy technicznej.

„Przeprowadziliśmy wyczerpujące analizy obejmujące dostawców rozwiązań e-fakturowania i odkryliśmy, że firma Tungsten jest najlepiej przygotowana do pomocy w realizacji naszych globalnych potrzeb, oferując sprawdzający się w praktyce proces. Tungsten rozumie biznes i jego zawiłości oraz wykazuje determinację, aby zagwarantować realizację naszych celów.” Menadżer działu przetwarzania centralnego w firmie Greif.

Wdrożenie przez ekspertów: bardzo ważne jest, aby rozwiązanie było łatwe we wdrożeniu i zarządzaniu. Przy użyciu rozwiązania "data connectivity" firmy mogą wykorzystać dotychczasowe procesy i technologię. Można używać istniejących formatów danych i nie ma potrzeby stosowania nowych urządzeń lub oprogramowania.

Złożony z ekspertów zespół wdrożenia i tworzenia mapy danych zadba o integrację systemu z systemami rachunkowymi klientów i dostawców. Obsługując kilka tysięcy różnych formatów, Tungsten współpracuje ze wszystkimi większymi systemami rozliczeniowymi i ERP.

Rejestracja dostawców zgodnie z najlepszymi praktykami: aby zagwarantować, że projekt e-fakturowania zakończy się sukcesem, konieczne jest uczestnictwo dużej liczby dostawców. Umożliwia to nabywcom realizację celów biznesowych.

Tungsten współpracuje z nabywcami przy organizacji kampanii rejestracji ich dostawców. Tungsten korzysta z najlepszych praktyk i wydzielonego zespołu, który aktywnie rekrutuje dostawców. Jego międzynarodowy charakter gwarantuje klientom obsługę w ich języku i zgodnie z lokalną kulturą biznesową.

„Udział dostawców w programie zawsze będzie dla nas najważniejszą sprawą. To oczywiste, że bez pozyskania do sieci masy krytycznej dostawców inicjatywa nie miałaby sensu. Jednak liczba dostawców, którzy się zarejestrowali, przekroczyła nasze oczekiwania.” Computacenter

Program doradczy i zarządzanie kontami: wiedza z dziedziny najlepszych praktyk jest wykorzystana w całym cyklu projektu e-fakturowania. Wyznaczony zespół zarządzający programem odpowiada za jego wdrożenie, zapewniając pomyślny początek. Po wdrożeniu programu zespół zarządzania kontem będzie współpracować z klientem, aby zapewnić osiągnięcie nowych celów i optymalizację oszczędności oraz wydajności dzięki ofercie nowych usług.

Rozwiązanie korzystne dla środowiska: klienci Tungsten coraz więcej uwagi przykładają do celów związanych z odpowiedzialnością społeczną. Dzięki eliminacji wykorzystania papieru system e-fakturowania Tungsten Network stanowi rozwiązanie finansowo uzasadnione i korzystne dla środowiska. Klienci mogą uzyskać bezpośrednie porównanie ilości wyeliminowanego papieru. Należy pamiętać nie tylko o energii marnowanej podczas dystrybucji i przechowywania papierowych faktur, ale także o odpadach powstających przy utylizacji faktur po zakończeniu okresu ich obowiązkowego przechowywania.

Czy do korzystania z fakturowania elektronicznego potrzebne jest wdrożenie nowych urządzeń lub oprogramowania?

Nie. Gdy korzysta się z sieci Tungsten, nie ma potrzeby inwestowania w dodatkowe urządzenia lub oprogramowanie. Ponadto złożone z ekspertów zespoły Tungsten zajmujące się wdrożeniem i mapowaniem danych, dbają o integrację systemów za użytkownika. Współpracują one z nim i jego dostawcami lub klientami używając dotychczasowego systemu rozliczeniowego i plików danych, tak aby zapewnić bezproblemową integrację z systemem Tungsten.

Jakie korzyści odnoszą z fakturowania elektronicznego działy rozliczeń z dostawcami?

Dział rozliczeń z dostawcami wyciąga korzyści z eliminacji faktur papierowych. Dane są przesyłane elektronicznie wprost do systemu rozliczeniowego - eliminując konieczność ręcznego wprowadzania danych;

  • Dane faktur są weryfikowane pod kątem reguł biznesowych. Nie ma potrzeby poszukiwania brakujących numerów zleceń zakupu
  • Dostarczane, cyfrowo podpisane obrazy faktur można wykorzystywać w przepływie pracy i do celów audytowych
  • Gwarantowana dostawa oraz status faktury dostępny za pośrednictwem rozwiązania Portalu - nie ma potrzeby obsługi zapytań od dostawców chcących się dowidzieć o statusie ich faktur
  • Zespół może skoncentrować się na zadaniach o większej wartości
  • Zmniejszone koszty przetwarzania faktur, zazwyczaj o 60%

Jakie korzyści odnoszą z fakturowania elektronicznego działy rozliczeń z nabywcami?

Dział rozliczeń z nabywcami korzysta z szybkiego i gwarantowanego dostarczania faktur:

  • Pozwala to klientom szybciej obsłużyć faktury i zrealizować zapłatę
  • Oszczędza się czas tracony na poszukiwanie „zagubionych” faktur
  • Możliwość śledzenia statusu faktur przy użyciu usługi Portalu - weryfikacja poprawności faktur gwarantuje, że wszystkie potrzebne dane zostaną przesłane już za pierwszym razem
  • Usługa archiwum umożliwia dostęp do wysłanych faktur w celu tworzenia raportów i audytów

„W największym uproszczeniu wysyłanie faktur elektronicznych przy użyciu Tungsten kosztuje nas mniej niż ich wysłanie drogą pocztową, istnieją jednak inne, bardziej atrakcyjne korzyści. Nasze faktury są dostarczane pewnie i szybko, a zapytania są szybciej rejestrowane, co ma wpływ na terminowe otrzymywanie płatności.” Kontroler finansowy, Poulton & Graf

W jaki sposób mali dostawcy również mogą korzystać z fakturowania elektronicznego?

Dzięki systemowi e-fakturowania Tungsten Network, również mali dostawcy mogą wysyłać faktury elektroniczne. Dostawcy, którzy nie korzystają z systemu rozliczeniowego lub nie wysyłają faktur w ilościach, które usprawiedliwiłyby użycie zintegrowanego rozwiązania, mogą korzystać z formularza internetowego. Poprzez portal formularz ten jest dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu gdzie dostawcy, po zalogowaniu się, mogą wystawiać faktury online. Dane przesyłane do klientów za pośrednictwem formularza internetowego przechodzą taką samą weryfikację jak dane wysyłane używając rozwiązania zintegrowanego.

Klienci korzystający z formularza internetowego mają również dostęp do funkcji tworzenia raportów, pomocy technicznej i archiwum poprzez bezpieczny portal internetowy.

„Jesteśmy małą firmą i szybkie otrzymywanie płatności jest dla nas bardzo ważne. Tungsten Network umożliwia to, informując nas o pomyślnym dostarczeniu faktury i rozpoczęciu jej obsługi przez klientów. Wysyłanie faktur online przy użyciu Tungsten Network jest proste i bezpieczne, a co najważniejsze: zadowolony jest jeden z naszych najcenniejszych klientów.” Założyciel Glenammer Engineering Ltd.

Czy za pośrednictwem Tungsten można wysyłać i otrzymywać zlecenia zakupu?

System Tungsten oprócz e-fakturowania umożliwia również wymianę danych zleceń zakupu. Nabywcy mogą za pośrednictwem Tungsten wysyłać zlecenia zakupu do swoich dostawców. Po ich odebraniu dostawca może zaakceptować lub odrzucić zlecenie zakupu i przy użyciu funkcji „odwrócenia zlecenia” przekształcić je bezpośrednio w fakturę.

Oprócz tego nabywca może zażądać weryfikacji poprawności faktury. Gwarantuje to, że dane na fakturze będą zgodne z danymi na przesłanym przy użyciu systemu Tungsten zleceniu zakupu.

Jakie korzyści fakturowanie elektroniczne przynosi środowisku i jak wpływa na cele związane z odpowiedzialnością społeczną?

Ponieważ system e-fakturowania Tungsten zastępuje dokumentację papierową, korzyści dla środowiska są natychmiastowe.

Oprócz zmniejszenia zużycia papieru nie traci się też energii na dystrybucję, przechowywanie i utylizację papierowych faktur. Na podstawie liczby faktur wymienianych w samej tylko Europie można oszacować, że elektroniczne przesyłanie faktur pozwoliłoby oszczędzić 762 383 ton papieru (około 13 milionów drzew). Oszczędzono by przy tym też dość paliwa, aby ogrzać przez rok 381 000 mieszkań, zaś powierzchnia wysypisk zmniejszyłaby się o ponad 1,8 miliona metrów sześciennych.

Czy istnieje wymóg drukowania lub przechowywania wydruków faktur?

System e-fakturowania Tungsten nie wymaga drukowania ani przechowywania papierowych kopii faktur. Tungsten Network nie tylko przesyła dane faktur do systemu rozliczeniowego nabywców, ale także wysyła podpisany cyfrowo obraz PDF, który może być wykorzystywany do audytów podatkowych i w procesie przepływu danych. Taka faktura jest zgodna z prawem podatkowym.

System Tungsten przechowuje wszystkie faktury przesyłane w sieci w archiwum. Wszyscy użytkownicy sieci Tungsten mogą w każdej chwili skorzystać z tego archiwum za pośrednictwem portalu.