Perguntas frequentes

Respostas às suas perguntas sobre a faturação eletrónica, finanças de faturação e análise de gastos na Tungsten Network.

O que é a facturação electrónica?

A facturação electrónica é a troca de dados de facturas electrónicas entre o computador de um fornecedor e de um cliente - sem necessidade de documentação em papel de suporte. A factura electrónica funciona como o documento contabilístico para fins de IVA e fiscais, além de ser um pedido de pagamento.

Com a facturação electrónica, a intervenção humana ou o processamento de documentos manual é drasticamente reduzido. Os dados são retirados do sistema de contabilidade do fornecedor e enviados directamente para os sistemas de contabilidade dos respectivos clientes.

A Tungsten gere a integração entre os sistemas de contabilidade e a Tungsten Network. Os fornecedores enviam dados no formato preferencial dos fornecedores. Estes são depois traduzidos, enriquecidos, validados e assinados digitalmente antes de serem enviados para o sistema de contabilidade dos compradores, também no seu formato de dados preferencial. Não é necessário instalar qualquer equipamento ou software adicional.

Para fornecedores mais pequenos ou para quem enviar poucas facturas, o Web Form pode ser a solução - só necessita de uma ligação à Internet e um navegador comum.

Quem é a Tungsten?

A Tungsten foi fundada em 2000 e tornou-se líder mundial em faturação eletrónica. Tungsten acelera o comércio global para os clientes através:

  • Tungsten Network: Facturação electrónica para cadeias de distribuição ligadas
  • Tungsten Analytics: Informações em tempo real para melhores decisões de compra
  • Tungsten Bank: Finanças da cadeia de distribuição para o crescimento do negócio

De que forma é a facturação electrónica da Tungsten diferente do OCR e da digitalização?

A verdadeira facturação electrónica permite a qualquer fornecedor enviar dados do seu sistema de contabilidade para o sistema de contabilidade dos seus compradores. A facturação electrónica elimina o processamento manual necessário com as facturas em papel.

A digitalização e o OCR ajudam, de facto, a eliminar algum do processamento manual, mas, na essência, um computador cria uma factura, imprime-a em papel e esta é depois processada para voltar a introduzir os dados num computador.

Como as facturas em papel variam bastante no formato, desenho e disposição, algumas podem ser difíceis de interpretar, o que torna difícil para o sistema OCR reconhecer e introduzir dados legíveis no computador dos compradores, o que acaba por conduzir à verificação manual e, por vezes, à introdução manual adicional.

Com a facturação electrónica da Tungsten Network, os dados de facturas do fornecedor são usados para preencher automaticamente o sistema de contabilidade dos compradores e gerar uma imagem de factura em PDF com assinatura digital. Esta factura está em conformidade com o IVA. A Tungsten enviará a imagem ao comprador para que possa ser armazenada localmente ou usada para fins de trabalho administrativo. Além disso, a Tungsten armazena todas as imagens de facturas no arquivo de facturas. Este está acessível tanto ao fornecedor como ao comprador através do Portal.

De que forma é a facturação electrónica da Tungsten diferente do EDI?

Alguns dos seus clientes ou fornecedores poderão estar já a usar o EDI para enviar ou receber dados de facturas. O EDI fornece um formato rápido e seguro, mas é altamente baseado em padrões (que o fornecedor poderá não suportar), requer mapeamento por parte do fornecedor (o que é difícil e dispendioso) e não está acessível para todas as empresas.

O EDI é também uma tecnologia de ligação "point to point" (o comprador tem de comunicar separadamente com cada fornecedor). Já a facturação electrónica da Tungsten Network é uma rede "many to many" (por exemplo, o comprador liga-se uma vez à Tungsten para receber facturas de todos os seus fornecedores).

Com a facturação electrónica da Tungsten, os fornecedores não têm de adquirir software de mapeamento dispendioso, podendo gerar um ficheiro de factura a partir do seu sistema de contabilidade usando o formato de dados existente no sistema. Quando aderirem à Tungsten, os fornecedores poderão enviar facturas a vários clientes na rede sem terem de fazer outras modificações específicas para cada cliente - a rede processa todas as questões de conversões de dados entre os fornecedores e os respectivos clientes.

Quais as vantagens comerciais de enviar facturas electrónicas a compradores?

A facturação electrónica tem muitos benefícios:

  • Elimina completamente o processamento de papel (não há papel envolvido)
  • Aumenta significativamente a qualidade dos dados (não existem introduções manuais/OCR)
  • Não existe extravio de facturas (todas as facturas são entregues directamente ao departamento de pagamentos ou ao sistema de trabalho administrativo)
  • Melhores relatórios e visibilidade
  • Uma excelente oportunidade de aproveitar descontos por pagamentos antecipados
  • Melhores relações com fornecedores

Além disso, os membros da Tungsten Network beneficiarão do aconselhamento e conhecimentos especializados de melhores práticas da Tungsten:

  • A única rede verdadeiramente mundial
  • A melhor prática de inclusão de fornecedores – envolve proactivamente os fornecedores na rede
  • O melhor programa e gestão de contas da classe – garantindo sucesso com a implementação ao longo da vida do programa
  • Implementação e mapeamento à medida para garantir que tanto os sistemas dos compradores como dos fornecedores se integram na Tungsten Network
  • Não necessita de instalar qualquer outro equipamento ou software, pois a Tungsten fornece um serviço de gestão completa

Contacte-nos para saber mais sobre as vantagens comerciais da facturação electrónica da Tungsten.

Quais as vantagens comerciais de enviar facturas electrónicas a fornecedores?

A facturação electrónica tem muitos benefícios:

  • Elimina completamente o processamento de papel, impressão, envelopes, correio
  • Envio directo das facturas para os sistemas dos compradores
  • Processamento e aprovações mais rápidas, logo, pagamentos mais rápidos
  • Nenhum extravio de facturas
  • Melhores relatórios e visibilidade
  • Melhores relações com os clientes

Os membros da Tungsten Network beneficiarão do aconselhamento e conhecimentos especializados de melhores práticas da Tungsten:

  • A única rede verdadeiramente mundial
  • A melhor gestão de contas da classe – garantindo sucesso com a implementação ao longo da vida do programa
  • Implementação e mapeamento à medida para garantir que os sistemas dos fornecedores se integram na Tungsten Network
  • Não necessita de instalar qualquer outro equipamento ou software, pois a Tungsten fornece um serviço de gestão completa

Contacte-nos para saber mais sobre as vantagens comerciais da facturação electrónica da Tungsten.

Como posso usar a facturação electrónica para racionalizar processos?

A facturação electrónica da Tungsten Network simplifica o complexo processo de facturas. Permitindo aos fornecedores enviar dados de forma rápida e fácil, usando os sistemas e formatos de dados existentes. O Comprador recebe os dados directamente no sistema de contabilidade, eliminando a necessidade de introduções manuais. Além disso, a Tungsten pode definir regras comerciais, como a atribuição de um número de nota de encomenda, não desperdiçando tempo na procura de informação em falta.

Como a factura pode ser processada mais rapidamente, também é possível pagar mais rapidamente ao fornecedor. Isso não só melhora as relações comerciais e permite que as empresas façam a gestão do seu cash flow, como também permite negociações por pagamento antecipado.

Contacte-nos para saber mais sobre como pode simplificar os seus processos.

É possível enviar facturas electrónicas para outros países?

Sim, a Tungsten Network é uma rede mundial e permite que os seus membros troquem facturas em todo o mundo. A Tungsten está em conformidade com os regulamentos fiscais locais, facilitando as suas tarefas de conformidade. Trabalhando com um conselheiro independente líder na indústria, garantimos que cumprimos os regulamentos fiscais de facturas em toda a Europa, América do Norte e Ásia-Pacífico.

Contacte-nos para discutir a nossa conformidade global mais detalhadamente.

As facturas electrónicas estão em conformidade com os regulamentos fiscais e do IVA?

Sim, a facturação electrónica da Tungsten Network está em conformidade com os regulamentos do IVA e fiscais locais. Trabalhamos com a nossa parceira PwC para garantir que os regulamentos fiscais e de facturação electrónica locais são cumpridos.

Os compradores e os fornecedores na Tungsten Network recebem uma imagem da factura em PDF assinada digitalmente. Esta imagem da factura está em conformidade com a legislação fiscal. O comprador pode usá-la para fins de trabalho administrativo e auditoria.

Os membros da Tungsten Network podem armazenar o ficheiro PDF assinado digitalmente no seu arquivo electrónico ou aceder ao arquivo de facturas permanentemente disponível.

Contacte-nos para discutir o nosso cumprimento global em mais detalhes.

O que significa P2P?

P2P é a abreviatura de Purchase to Pay (da compra ao pagamento). Segue todo o processo desde a aquisição de artigos por um comprador até ao pagamento recebido pelo fornecedor.

Muitas soluções ajudam na simplificação deste processo, incluindo ferramentas de compra online, entrega de notas de encomenda, facturação electrónica, soluções de trabalho administrativo e pagamentos electrónicos.

A Tungsten associa-se a muitas organizações líderes para oferecer as melhores soluções inovadoras para responder a todas as necessidades dos clientes.

O que significa EIPP?

EIPP significa Electronic Invoice Presentment and Payment (Apresentação de Factura Electrónica e Pagamento). Trata-se simplesmente do processo durante o qual os fornecedores e compradores trocam e gerem facturas usando soluções como a Tungsten Network.

Um outro termo usado para definir EIPP pode ser facturação electrónica. Estes termos estão normalmente relacionados com o facto de o "comprador" ser o principal iniciador do serviço. Recebendo as facturas de muitos dos seus fornecedores, através do mesmo processo.

As soluções EIPP permitem aos fornecedores e compradores trocar documentos financeiros electronicamente (não apenas facturas, mas notas de encomenda, avisos de remessa, etc.) e gerir o processamento destes documentos de forma rápida e segura online. As vantagens de usar um sistema EIPP como a Tungsten Network para recepção e emissão de pagamentos incluem a remoção do processamento manual, melhoria da visibilidade do cash-flow, possibilidade de efectuar pagamentos atempados e acesso a um arquivo seguro.

O que significa EBPP?

EBPP significa "Electronic Bill Presentment and Payment" (Apresentação e Pagamento de Contas Electrónicas). Trata-se simplesmente da transmissão integrada de contas (facturas) para que sejam apresentadas e se conclua o processo de pagamento.

Um outro termo usado para definir EBPP pode ser recibos electrónicos. Estes termos estão normalmente relacionados com o facto de o "fornecedor" ser o principal iniciador do serviço. Enviar as facturas a muitos dos seus clientes (compradores) usando o mesmo processo.

As soluções EBPP permitem aos fornecedores e clientes trocar dados de facturas electronicamente para que estas são apresentadas e processadas para pagamento. As vantagens de usar um sistema EBPP como a Tungsten Network para recepção e emissão de pagamentos incluem a remoção do processamento manual, melhoria da visibilidade do cash-flow, possibilidade de efectuar pagamentos atempados e acesso a um arquivo seguro.

O que é diferente na facturação electrónica da Tungsten Network?

A Tungsten é um fornecedor de serviços, não apenas uma empresa de tecnologia. O nosso serviço inclui:

A Tungsten permite a organizações em 100 países trocar facturas electronicamente. As organizações beneficiam de uma solução verdadeiramente global, facturação inter-fronteiriça, inclusão de fornecedores internacionais e assistência ao cliente.

“Efectuamos uma análise exaustiva dos fornecedores de soluções de facturação electrónica e concluímos que a Tungsten Network era a mais bem posicionada para nos ajudar nas nossas necessidades globais e que oferecia um processo que fazia sentido. A Tungsten Network compreende o negócio e os detalhes, além de ter demonstrado um grande empenhamento em que cumpríssemos os nossos objectivos.” - Director de Processamento Central da Greif

Implementação especializada: É essencial que qualquer solução seja fácil de implementar e de gerir. Através do Tungsten Network as empresas podem melhorar os processos e tecnologias existentes. Os formatos de dados já existentes podem ser usados e não é necessário implementar qualquer equipamento ou software adicional.

A implementação especializada e a equipa de mapeamento da Tungsten fará a gestão da integração consigo e com os seus clientes ou sistemas de contabilidade de fornecedores. Trabalhando com vários milhares de formatos diferentes, a Tungsten utiliza todos os principais sistemas de ERP e de contabilidade.

A melhor prática de inclusão de fornecedores: Para garantir que um projecto de facturação electrónica tem sucesso, é essencial que muitos fornecedores participem no sistema. Isso permite que os compradores compreendam os seus objectivos empresariais.

A Tungsten trabalha com os compradores para gerir as suas campanhas de inclusão de fornecedores. Utilizando conhecimentos especializados das melhores práticas, a Tungsten dispõe de uma equipa dedicada que procede à inclusão dos fornecedores activamente. Esta equipa multinacional garante a assistência aos clientes no seu idioma local e cultura empresarial.

“A aderência dos fornecedores iria sempre ser uma questão crucial para nós. Sem a inclusão de uma grande parte dos nossos clientes na rede, a iniciativa seria claramente difícil de justificar. Mas verificámos uma elevada adesão por parte dos fornecedores, o que excedeu as nossas expectativas" - Computacenter

Programa de Consultoria e Gestão de Contas: Os melhores conhecimentos especializados continuam ao longo do nosso projecto de facturação electrónica. A equipa de Gestão de Projectos dedicada da Tungsten fará a configuração do programa, garantindo o seu lançamento completo. Quando o projecto estiver estabelecido, a equipa de Gestão de Contas trabalhará consigo para garantir que os novos objectivos sejam atingidos e que os novos serviços oferecidos optimizam a eficiência e as reduções de custos.

Solução ambientalmente vantajosa: Os clientes da Tungsten estão cada vez mais empenhados em objectivos de RSC. Graças à eliminação do papel, a facturação electrónica da Tungsten oferece uma solução financeiramente sustentável e ambientalmente vantajosa. Os clientes podem fazer um cálculo comparativo directo da quantidade de papel eliminado. Para não falar da energia desperdiçada na distribuição e armazenamento de facturas em papel, sem esquecer os resíduos enviados para lixeiras quando as facturas são eliminadas quando deixam ser necessárias.

Tenho de implementar novos equipamentos ou software para usar a facturação electrónica?

Não. Não, se utilizar a Tungsten Network, uma vez que não tem de investir em software ou equipamento adicional. Além disso, as equipas de implementação especializada e de mapeamento farão essa integração por si. Trabalham consigo e com o sistema de contabilidade e ficheiros de dados dos seus fornecedores ou clientes para garantir uma transição sem problemas.

Como é que os departamentos de pagamentos beneficiam da facturação electrónica?

A equipa de Pagamento de Contas beneficia com a remoção de todas as facturas em papel. Os dados são enviados em formato electrónico, directamente para o sistema de contabilidade, eliminando a necessidade de introduções manuais;

  • Os dados das facturas são verificados relativamente às regras comerciais. Não é necessário andar à procura de NE extraviadas
  • São recebidas imagens de facturas assinadas digitalmente que podem ser usadas no trabalho administrativo e para fins de auditoria
  • Entrega garantida e estado da factura disponível através do Portal - não necessita de gerir os telefonemas de fornecedores à procura de informações sobre as facturas
  • Permite que a equipa se concentre em tarefas de maior valor acrescentado
  • Reduz os custos de processamento de facturas, normalmente em 60%

Como é que os departamentos de recepção de pagamentos beneficiam da facturação electrónica?

A equipa de Recepção de Pagamentos beneficiará com a entrega de facturas rápida e garantida;

  • Permite aos seus clientes processar as facturas para pagamento de forma mais rápida
  • Não há desperdício de tempo à procura de facturas "extraviadas"
  • Possibilidade de acompanhamento do estado da factura através do Portal - a validação de facturas garante que todos os dados necessários são introduzidos na primeira vez
  • Utilize o arquivo de facturas para aceder às facturas enviadas para fins de elaboração de relatórios ou auditoria

“No nível mais simples, enviar uma factura electronicamente custa-nos menos do que enviar as facturas por correio - mas as outras vantagens são mais interessantes. As nossas facturas têm entrega rápida e garantida e as dúvidas são registadas de forma mais simples o que tem o efeito consequente de sermos pagos sem atrasos.” Controlador Financeiro, Poulton & Graf

Como é que os pequenos fornecedores poderão usar a facturação electrónica?

Com a facturação electrónica da Tungsten os pequenos fornecedores também podem enviar facturas electrónicas. Os fornecedores que não possuem contabilidade organizada ou que não enviam facturas suficientes para justificar uma solução integrada podem usar o Web Form. Acessível permanentemente através do portal, os fornecedores só têm de iniciar sessão na respectiva conta e criar a factura electrónica online. Os dados são enviados aos clientes através da Tungsten Network, que farão as mesmas verificações que na Solução Integrada.

Os clientes que utilizam o Web Form continuarão a beneficiar da elaboração de relatórios, assistência e acesso ao arquivo de facturas através do portal online seguro.

“Como somos uma pequena empresa, é essencial que os pagamentos sejam feitos atempadamente. A Tungsten Network torna isso mais fácil, permitindo-nos saber se as facturas foram entregues com sucesso e se estão a ser processadas pelo nosso cliente. O envio de facturas online através da Tungsten Network é simples e seguro, além de oferecer a vantagem acrescida de nos ajudar a manter os nossos importantes clientes satisfeitos.” - Fundador da Glenammer Engineering Ltd.

Posso enviar ou receber Notas de Encomenda através da Tungsten Network?

Além da facturação electrónica, a Tungsten também facilita a troca de dados de Notas de Encomenda. Os compradores podem enviar as suas notas de encomenda através da Tungsten aos seus fornecedores. Quando as receber, o fornecedor pode aceitar ou rejeitar a nota de encomenda e converter a nota de encomenda directamente numa factura.

Além disso, o comprador pode optar pela validação de facturas. Isso garante que os dados da factura correspondem aos dados na Nota de Encomenda enviada através da Tungsten Network.

Como é que a facturação electrónica beneficia o ambiente e os meus objectivos de RSC?

Uma vez que a facturação electrónica com a Tungsten substitui o papel, as vantagens para o ambiente são imediatas.

Além da redução do papel, deixa de haver desperdícios de energia com a distribuição, armazenamento e eliminação de facturas em papel. Tendo por base o número de facturas trocadas apenas na Europa, estima-se que 762.383 toneladas de papel (quase 13 milhões de árvores) seriam poupadas se estas fossem enviadas electronicamente. Também se pouparia combustível suficiente para alimentar 381.000 casas durante um ano e mais de 1,8 milhões de metros cúbicos de espaço em lixeiras.

É obrigatório imprimir ou armazenar cópias de facturas em papel?

Com a facturação electrónica da Tungsten não é necessário imprimir ou armazenar cópias em papel das suas facturas. A Tungsten não só envia os dados de facturas para o sistema de contabilidade dos compradores, como também envia um PDF assinado digitalmente para fins de trabalho administrativo e de auditoria fiscal. Esta factura está em conformidade com o IVA.

A Tungsten armazena todas as facturas que são enviadas através da rede no arquivo de facturas. Todos os membros da rede podem aceder a este arquivo permanentemente, através do Portal.