Přejít k hlavnímu obsahu

Převést objednávek do faktur


Verzi tohoto videa plně přístupnou přes klávesnici zobrazíte v prohlížeči Chrome, na jakémkoli zařízení se systémem Android nebo iOS, v prohlížeči Firefox s nainstalovaným doplňkem ALL HTML5 pro YouTube nebo deaktivací aplikace Flash v prohlížeči Internet Explorer.

Stáhnout PDF: Převést objednávek do faktur

Popis videa: Převést objednávek do faktur

Toto video jsme vytvořili, abychom vám ukázali, jak je snadné odesílat faktury a dobropisy prostřednictvím metody převodu objednávky portálu systému Tungsten Network.​ Chcete-li začít, klepněte na tlačítko „Moje objednávky“, které se nachází v hlavním panelu nabídek v horní části stránky.​

Stránka „Moje objednávky“ umožňuje vyhledávat objednávky, které byly do systému Tungsten Network doručeny od zákazníka. Objednávky můžete spravovat tak, že jim v části „Souhrn mé objednávky“ přidělíte jiný stav. Aktualizace stavu vaší objednávky vám umožňuje potvrdit, které objednávky jsou otevřené, uzavřené, zamítnuté nebo archivované. Když je vaše objednávka nově vytvořena nebo aktualizována zákazníkem, zobrazí se ve stavu nových nebo čekajících. Společnost Tungsten network vám zašle e-mail s potvrzením, že objednávka je dostupná u portálu v části „Souhrn mé objednávky“. Až e-mail zkontrolujete, můžete začít.​

Na levé straně obrazovky vyhledejte svou objednávku. Před vyhledáváním nezapomeňte vybrat z rozbalovací nabídky svého zákazníka nebo zákazníky. Jakmile vygenerujete zprávu, všechny objednávky ve zvoleném stavu se zobrazí ve spodní části stránky.​ Můžete také zvolit modrý hypertextový odkaz, který je k dispozici v části „Souhrn mé objednávky“. Jakmile je proveden výběr, všechny objednávky ve zvoleném stavu se zobrazí ve spodní části stránky.​

Vyberte objednávku kliknutím na modrý odkaz uvedený po levé straně stránky vedle čísla objednávky. Před přijetím objednávky je důležité zkontrolovat informace na ní uvedené. Pokud nákupní objednávka obsahuje neplatné nebo chybějící informace, může být nejlépe ověřit u svého zákazníka, který v případě potřeby pošle aktualizaci. Pokud byla objednávka splněna a již nebude použita, přesuňte objednávku do archivovaného stavu.Pokud jsou všechny objednávky platné, klikněte na možnost „Převést objednávku“.​

​Pole „číslo objednávky“ umožňuje zadat číslo objednávky nebo dobropisu. Po zadání čísla dokumentu zaškrtněte políčko vedle hodnoty Čistá částka. To vám umožní vybrat položky na řádku objednávky, které chcete zahrnout do elektronické faktury nebo dobropisu.​ Částečné účtování se přijímá; množství upravujte pouze podle toho, jak byla nastavena pevná hodnota cenové jednotky – hodnota by se neměla měnit.​

Společnost Tungsten Network zpracovává faktury zaslané uživateli z celého světa. Je důležité zajistit, aby na vaší faktuře byla správně uvedena daň. Pokud působíte v oblasti, kde se daň uvádí na úrovni položky řádku, vyberte typ daně z rozbalovací nabídky. Jako další zadejte výši daně. Pokud sídlíte v oblasti, kde se daň uvádí na úrovni souhrnu objednávky, budete mít možnost zadat výši daně dříve, než si zobrazíte náhled objednávky a odešlete ji.​

Společnost Tungsten Network umožňuje odesílat faktury oproti stejné objednávce. Při každém odeslání je třeba použít jedinečné číslo objednávky nebo dobropisu. ​

Po výběru všech řádkových položek objednávky klikněte na možnost „Vytvořit fakturu“.​

Potvrďte, že jste vybrali správné položky na řádku objednávky, které mají být zahrnuty do faktury nebo dobropisu. Pokud ne, klikněte na tlačítko „Zpět“. Pokud jsou všechny zobrazené informace platné, kliknutím na tlačítko „Potvrdit“ pokračujte na závěrečnou stránku.​

Do části „Vaše údaje“ uveďte své jméno, telefonní číslo a e-mailovou adresu. Do části „Komu fakturujete“ dále zadejte jméno, telefonní číslo a e-mailovou adresu svého zákazníka. Systém Tungsten vám také poskytuje možnost ukládat kontaktní informace v rámci stránky „Vytvořit fakturu“. Klikněte na „modré kolečko“ vedle části „Vaše údaje“ a „Komu fakturujete“. Po zadání kontaktních údajů textové pole opusťte a pokračujte dále.​

Pokud je místo dodání jiné než údaj „Faktura od“ nebo „Faktura pro“, zadejte do příslušných polí správné dodací údaje. Pokud nedodáváte produkty, tuto část vynechte. Pokud chcete zadat dodací informace, zaškrtněte toto pole. Pokud chcete na svůj profil přidat adresu, která se má využít při budoucím odeslání, zaškrtněte modré kolečko vedle pole „Název společnosti“. Po zadání dodacích údajů textové pole opusťte a pokračujte dále.​

Pokud váš zákazník vyžaduje dodatečné informace do záhlaví, zvětšete pole Doplňkové záhlaví. Po zadání údajů, jako je nákladní list, číslo dodacího listu a nákladové středisko, přejděte do další části.​

Je důležité aktualizovat datum faktury, datum splatnosti a datum doručení prostřednictvím kalendáře, který se nachází v části „Fakturační údaje“. Tak zajistíte, aby bylo datum při odesílání faktury ve správném formátu. V některých světových oblastech se vyžaduje datum zdanitelného plnění. Pokud v některé z těchto oblastí působíte, budete muset tyto údaje povinně uvést v poli „Datum zdanitelného plnění“. Měna a číslo objednávky by se neměly změnit. Faktura nebo dobropis budou potvrzeny oproti údajům z objednávky dostupné v systému Tungsten Network. Pokud údaje uvedené v záhlaví a na úrovni řádků neodpovídají údajům na objednávce, bude vaše faktura v systému Tungsten Network zamítnuta.​

Pokud vytváříte dobropis, je důležité zajistit, aby byl vybrán typ dokumentu „Dobropis“. Pokud tomu tak není, vyberte možnost „Dobropis“ z rozbalovací nabídky pod typy dokumentu umístěnými v části „Fakturační údaje“. Při výběru možnosti „Dobropis“ nezapomeňte uvést číslo původní faktury, datum původní faktury a důvod odeslání dobropisu.

V části „Fakturační položky“ nelze do pole množstevní či jednotkové ceny zadávat záporné hodnoty. Jinými slovy, systém nedovoluje zadávat záporná znaménka. Po uložení řádkové položky bude dokument fungovat jako dobropis. Hrubá částka se nebude zobrazovat jako negativní hodnota.​

Znovu upozorňujeme, že údaje řádkových položek by se neměly upravovat. Tyto údaje poskytl systému Tungsten Network váš zákazník. Tyto řádky zboží nebo služeb lze upravit pouze uvedením doplňujících informací a/nebo časového období. Například práce provedené mezi 1. lednem a 15. lednem. Při uvádění slev řádkových položek a/nebo zadávání doplňujících informací na úrovni řádkových položek je nejlepší dodržovat zavedené fakturační postupy.​

Přidávání zvláštních řádkových položek je povoleno. Zvláštní řádkové položky nejsou uvedeny na vaší objednávce. Pokud se domníváte, že by na vaší objednávce měla být uvedena běžná doplňující řádková položka, obraťte se přímo na zákazníka. Požadujte, aby byla objednávka aktualizována a znovu odeslána do systému Tungsten Network. Po aktualizaci bude objednávka dostupná v části „Čekající“ v oddílu „Souhrn mé objednávky“. Pokud potřebujete s aktualizací objednávky pomoci, vytvořte žádost o podporu prostřednictvím stránky Nápověda a podpora. Společnost Tungsten Network ochotně kontaktuje zákazníka vaším jménem.​

Před odesláním faktury nebo dobropisu nezapomeňte připojit přílohu. Nepřipojujte další kopii faktury. Přílohy by se měly používat pouze jako podpůrná dokumentace potřebná ke schválení vaší faktury. ​

Shrnutí faktury obsahuje čistou částku, daň a hrubou částku. Pokud se nacházíte v oblasti světa, kde se daň uvádí na úrovni řádku, typ a výše daně byly zadány poté, co byla objednávka přijata. Pokud se nacházíte v oblasti světa, kde se daň uvádí pouze na úrovni shrnutí, zadejte v tomto případě kompletní výši daně faktury nebo dobropisu. Před odesláním faktury nebo dobropisu si nezapomeňte zobrazit náhled. ​

Jak vidíte, převedení faktury pomocí stránky „Moje objednávky“ je velmi snadné. Potřebujete-li pomoc s orientací na portálu Tungsten Network nebo se při používání těchto stránek objevují technické problémy, použijte stránku Nápověda a podpora.​

Další informace a videa najdete v části „Nápověda a podpora“ ​