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So erstellen Sie eine Rechnung oder Gutschrift


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Video Transkript: So erstellen Sie eine Rechnung oder Gutschrift

Hallo! Dieses Video zeigt Ihnen, wie einfach die Erstellung von Rechnungen und Gutschriften über das Tungsten Network-Portal ist.

Klicken Sie zunächst auf der Startseite auf „Rechnung erstellen“. Alternativ können Sie auch in der Hauptmenüleiste auf „Rechnungsstellung“ klicken. Klicken Sie als nächstes auf „Rechnung erstellen“.

Wählen Sie zunächst Ihren Kunden aus, indem Sie im Kundenbereich auf den blauen Kreis klicken. Wählen Sie danach im Drop-Down-Menü aus, ob Sie eine Rechnung oder eine Gutschrift übermitteln. Geben Sie Ihre eindeutige Rechnungs-oder Gutschriftnummer ein, und klicken Sie anschließend auf „Erstellen“.

Bitte geben Sie im Abschnitt „Ihre Angaben“ Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse ein. Geben Sie im Abschnitt „Angaben zum Rechnungsempfänger“ den Namen, die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse Ihres Kundenkontakts ein.

Tungsten Network ermöglicht auch das Speichern von Kontaktdaten. Um einen Kontakt zu speichern, der bei zukünftigen Übermittlungen angegeben wird, klicken Sie jeweils auf den blauen Kreis im Abschnitt „Ihre Angaben“ bzw. „Angaben zum Rechnungsempfänger“.

Wenn Produkte versendet werden, geben Sie auch die Absender-und Empfängeradresse an. Wenn die Adresse des Rechnungsstellers und die des Absenders identisch sind oder keine Produkte versendet werden, aktivieren Sie das Kontrollkästchen zur Eingabe der Absenderadresse nicht. Tungsten Network ermöglicht auch das Speichern von Versandadressen. Um eine Versandadresse für eine zukünftige Verwendung zu speichern, klicken Sie auf den blauen Kreis neben dem Empfänger, den Sie aktualisieren möchten.

Beim Erstellen einer Rechnung oder Gutschrift muss sichergestellt werden, dass die Art des Dokuments korrekt ist. Wenn Sie die Dokumentart aktualisieren möchten, wählen Sie im Drop-Down-Menü die Option „Rechnung“ oder „Gutschrift“ aus. Achten Sie darauf, dass Sie das Rechnungsdatum, das Fälligkeitsdatum und das Lieferdatum mithilfe des Kalenders auswählen. So wird sichergestellt, dass das Datum bei der Übermittlung Ihrer Rechnung oder Gutschrift das richtige Format hat.

Ihre Währung wurde auf der Grundlage des im Abschnitt „Ihre Angaben“ angegebenen Landes voreingestellt. Wenn Sie die Währung ändern, müssen Sie unten auf der Seite den Wechselkurs eingeben. Wenn das in der Adresse des Rechnungsstellers angegebene Land ungültig ist, gehen Sie zu „Mein Konto“ oben auf der Seite, um die Adresse des Rechnungsstellers für Ihr Unternehmen zu aktualisieren.

Viele Kunden, die Rechnungen über Tungsten Network erhalten, verlangen nur eine Bestellnummer pro Rechnung oder Gutschrift. Bitte machen Sie sich mit den Anforderungen Ihres Käufers vertraut. Möglicherweise dürfen Sie mehrere Bestellnummern pro Rechnung oder Gutschrift angeben. Wenn Ihr Kunde keine Bestellnummer verlangt, ignorieren Sie das Feld für die Bestellnummer.

Um einen Rechnungsposten einzugeben, wählen Sie „Hinzufügen“. Wählen Sie im Drop-Down-Menü die Art des Postens aus. Als ersten Rechnungsposten müssen Sie „Waren“ oder „Dienstleistungen“ auswählen. Nachdem diese Anforderung erfüllt ist, können Sie andere Postenarten eingeben, zum Beispiel Sonderposten. Geben Sie eine Beschreibung des Postens ein sowie ggf. den Code oder die Teilenummer. Das System verlangt ferner die Angabe einer Maßeinheit, einer Anzahl und eines Einzelpreises.

Wenn auf Ihrer Rechnung oder Gutschrift Steuern ausgewiesen sind, wählen Sie im Drop-Down-Menü die Art der Steuer aus. Einige Benutzer haben möglicherweise nicht die Möglichkeit, Steuern auf Positionsebene einzugeben, da sie in einer Region ansässig sind, in der Steuern in der Zusammenfassung angegeben werden müssen.

Wählen Sie die Option „Rabatte, Hinweise und Referenznummern“, wenn Sie zusätzliche Informationen und/oder einen Datumsbereich zu Ihrem Posten hinzufügen möchten. Nachdem Sie alle Einzelheiten zu den Rechnungsposten eingegeben haben, klicken Sie auf „Posten speichern“.

Bitte beachten Sie, dass Sie zusätzliche Posten hinzufügen können, da das System die Eingabe mehrerer Posten pro Rechnung oder Gutschrift zulässt, oder Sie können mit der Erstellung Ihrer Rechnung oder Gutschrift fortfahren.

Stellen Sie beim Übermitteln einer Gutschrift sicher, dass Sie die Nummer der Originalrechnung, das Datum der Originalrechnung sowie den Grund für die Gutschrift angeben. Geben Sie im Abschnitt „Rechnungsposten“ keine negativen Werte in den Feldern „Anzahl“ und „Einzelpreis“ ein. Das System lässt die Eingabe negativer Vorzeichen nicht zu. Sobald der Rechnungsposten gespeichert wird, wird das Dokument als eine Gutschrift behandelt. Der Bruttobetrag weist einen positiven Wert aus.

Wenn Sie einen Anhang hinzufügen möchten, laden Sie diesen vor der Übermittlung der Rechnung oder Gutschrift hoch. Verwenden Sie die Anhangsoption für Begleitdokumente, die für die Genehmigung Ihrer Rechnung oder Gutschrift erforderlich sind. Bitte hängen Sie keine zusätzliche Rechnungskopie an.

Klicken Sie im Fall von vorzeitigen Zahlungen auf „Rabatt für Frühzahler anwenden“, um Ihre Bedingungen für die vorzeitige Zahlung einzugeben.

Wenn Sie Änderungen an Ihren Auftragsdetails vornehmen möchten, tun Sie dies bitte zu diesem Zeitpunkt. Klicken Sie vor der Übermittlung Ihrer Rechnung auf „Vorschau“, um sicherzustellen, dass alle eingegebenen Informationen korrekt sind. Klicken Sie anschließend auf „Senden“, um Ihre Rechnung oder Gutschrift zu übermitteln. Ihre Rechnung und/oder Gutschrift wurde erfolgreich übermittelt.

Tungsten Network ermöglicht Ihnen, den Fortschritt Ihrer Rechnung nach der Übermittlung zu verfolgen. Um auf den Rechnungsstatus zuzugreifen, klicken Sie im Hauptmenü auf „Rechnungsstellung“, und wählen Sie „Rechnungsstatus“ aus. Sobald Sie Ihre Rechnung oder Gutschrift übermittelt haben, wird diese validiert. Damit wird sichergestellt, dass sie gesetzeskonform ist und dass alle erforderlichen Felder gemäß Kundenwunsch vorhanden sind. Während dieser Zeit hat Ihre Rechnung den Status „Gesendet“. Sobald die Überprüfung abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail, in der Sie benachrichtigt werden, ob die Rechnung angenommen wurde oder fehlgeschlagen ist. Wenn Ihre Rechnung fehlgeschlagen ist, wird sie Ihrem Kunden nicht zugestellt. Es liegt in Ihrer Verantwortung, eventuelle Fehler zu korrigieren und die Rechnung ggf. erneut zu übermitteln. Wenn die Rechnung angenommen wurde, übermittelt Tungsten Network Ihre Rechnung oder Gutschrift innerhalb von 24 Stunden an Ihren Kunden, und der Rechnungsstatus wird entsprechend aktualisiert.

Die Übermittlung von Rechnungen und Gutschriften über Tungsten Network ist sehr einfach. Zögern Sie nicht, die Seite „Hilfe und Support“ zu nutzen, falls Sie bei der Navigation im Tungsten Network-Portal Hilfe benötigen oder bei der Verwendung der Website auf technische Probleme stoßen.

Weitere Informationen und Videos finden Sie im Abschnitt „Hilfe & Support