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Convertir des bons de commande en factures


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Transcription de la vidéo : Convertir des bons de commande en factures

Dans cette vidéo, vous découvrirez à quel point il est simple d’envoyer une facture ou un avoir en utilisant la méthode Conversion de bon de commande via le portail Tungsten Network.​ Pour commencer, cliquez sur « Mes bons de commande » dans la barre du menu principal en haut de la page.​

La page « Mes bons de commande » vous offre la possibilité de rechercher des bons de commande de votre client envoyés à Tungsten Network. Vous pouvez gérer vos bons de commande en changeant leur statut dans la section « Mon récapitulatif de bons de commande ». Changer le statut de vos bons de commande vous permet de confirmer quels sont les bons de commande nouveaux, en attente, acceptés, rejetés ou archivés. Après la création de votre bon de commande ou sa mise à jour par le client, il s'affichera sous le statut Nouveau ou En attente. Tungsten Network vous enverra un e-mail pour confirmer la disponibilité du bon de commande sur le portail, à la section « Mon récapitulatif de bons de commande ». Après avoir lu l'e-mail, vous êtes prêt(e) à commencer.​

Recherchez votre bon de commande sur la gauche de l'écran. Avant d'effectuer la recherche, assurez-vous d'avoir sélectionné le ou les client(s) depuis le menu déroulant. Une fois le rapport exécuté, tous les bons de commande correspondant au statut sélectionné apparaîtront en bas de la page. Vous pouvez également sélectionner l'hyperlien bleu disponible à la section « Mon récapitulatif de bons de commande ». Une fois la sélection effectuée, tous les bons de commande correspondant au statut sélectionné apparaîtront en bas de la page.​

Sélectionnez le bon de commande en cliquant sur le lien bleu situé sur la gauche de la page, à côté du numéro du bon de commande. Il est important de vérifier les informations du bon de commande avant de l'accepter. Si le bon de commande contient des informations invalides ou manquantes, il serait préférable de vérifier avec votre client, qui pourra mettre à jour votre bon de commande si besoin. Si le bon de commande a été honoré et ne sera plus utilisé, changez son statut à Archivé. Si toutes les informations du bon de commande sont valides, cliquez sur « Convertir le BC ».​

Le champ « Numéro de facture » permet la saisie de votre numéro de facture ou d'avoir. Un fois le numéro de votre document saisi, cochez la case située à côté de Montant net. Ceci vous permettra de sélectionner les lignes du BC à inclure dans votre facture ou avoir électronique. ​La facturation partielle est acceptée, veuillez modifier la quantité uniquement quand le prix unitaire a été fixé et ne changera pas.​

Tungsten Network traite les factures envoyées par des utilisateurs du monde entier. Il est important de vous assurer que la TVA est correctement renseignée dans votre facture. Si vous traitez avec une zone où la TVA et référencée au niveau de la ligne de facture, sélectionnez le type de TVA depuis le menu déroulant. Ensuite, saisissez le montant de la TVA. Si vous traitez avec une zone où la TVA est référencée au niveau du récapitulatif de la facture, vous pourrez entrer le montant de la TVA avant d'afficher un aperçu de votre facture et l'envoyer.​

Tungsten Network vous permet d'envoyer des factures à partir du même bon de commande. ​

Assurez-vous d'utiliser un numéro de facture ou d'avoir unique pour chaque envoi. Sélectionnez toutes les lignes du BC puis cliquez sur « Créer une facture ».​

Veuillez confirmer que vous avez sélectionné les bonnes lignes du BC à inclure dans votre facture ou avoir. Sinon, veuillez cliquer sur « Retour ». Si toutes les informations affichées sont valides, cliquez sur « Confirmer » afin d'accéder à la dernière page.​

Indiquez votre nom, votre numéro de téléphone, ainsi que votre adresse e-mail dans la section « Vos informations ». Ensuite, saisissez le nom, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail de votre contact client dans la section « Qui facturez-vous ».​ Tungsten Network permet également d’enregistrer les coordonnées de vos contacts dans la page « Créer une facture ». Veuillez cliquer sur l’icône en forme de rond bleu dans les sections « Vos informations » et « Qui facturez-vous ». Une fois les coordonnées saisies, veuillez sortir hors de la zone de texte pour continuer.​

Si l'adresse d'expédition diffère de l'adresse de facturation ou d'origine de la facture, veuillez saisir les informations d'expédition correctes dans les champs appropriés. Si vous n'expédiez aucun produit, ignorez cette section. Pour saisir des informations d'expédition, cochez la case. Pour ajouter une adresse d'expédition à votre profil pour de futurs envois, veuillez cliquer sur l'icône en forme de rond bleu à côté du champ « Raison sociale ». Une fois les informations d'expédition saisies, veuillez sortir hors de la zone de texte pour continuer.​

Veuillez élargir le champ En-tête supplémentaire si votre client vous demande des informations d'en-tête supplémentaires. Une fois que les informations comme le connaissement, le numéro de bon de livraison et le centre de coût ont été saisies, veuillez passer à la section suivante.​

Il important de mettre à jour la date de facture, d'échéance du paiement et de livraison en sélectionnant le calendrier situé dans la section « Détails de la facture ». Cela permet de garantir que le format utilisé lors de l’envoi de la facture est le bon. Certaines régions du monde nécessitent une date d'application fiscale. Si vous traitez avec une de ces régions, il vous sera demandé de renseigner ces données obligatoires dans le champ « Date d'application TVA ». Votre devise et numéro de bon de commande ne doivent pas être modifiés. La facture ou l'avoir seront validés à partir des informations du bon de commande disponible dans le système Tungsten Network. Si les informations au niveau de l'en-tête et des lignes ne correspondant pas aux données du bon de commande, votre facture est susceptible d'être rejetée par Tungsten Network.​

Si vous envoyez un avoir, il est important de vous assurer que le type de votre document indique « Avoir ». Sinon, veuillez sélectionner « Avoir » depuis le menu déroulant sous le type de documents situé dans la section « Détails de la facture ». Une fois « Avoir » sélectionné, indiquez la date et le numéro de la facture d’origine, ainsi que le motif d’envoi de l'avoir.​

La section « Facturer des articles » n'accepte pas les valeurs négatives dans les champs de quantité ou de prix unitaire. En d'autres termes, le système n’autorisera pas la saisie de signes négatifs. Lorsque les articles sont enregistrés, le document est traité comme un avoir (note de crédit). Le montant brut ne reflètera pas une valeur négative.​

Encore une fois, il est important de souligner que les informations des lignes ne doivent pas être modifiées. Ces informations ont été fournies par votre client à Tungsten Network. Ces lignes de biens ou de services peuvent uniquement être modifiées pour indiquer des informations ou une plage de dates supplémentaires. Par exemple, un travail effectué entre le 1er et le 15 janvier. Il est préférable de respecter les pratiques de facturation standard lorsque vous indiquez des remises sur un article et/ou saisissez des informations supplémentaires au niveau de l'article.​

L'ajout d'articles spéciaux est autorisé. Les articles spéciaux ne figurent pas sur votre bon de commande. Si vous estimez qu'un article normal supplémentaire devrait être ajouté à votre bon de commande, contactez directement votre client. Demandez qu'il mette à jour votre BC et l'envoie de nouveau à Tungsten Network. Une fois votre bon de commande mis à jour, il sera disponible sous le statut « En attente » dans « Mon récapitulatif de bons de commande ». Si vous avez besoin d'aide pour mettre à jour votre bon de commande, créez un dossier d'assistance via la page Aide et assistance. Tungsten Network est plus que ravi de contacter votre client à votre place.​

N'oubliez pas d'ajouter votre pièce jointe avant d'envoyer votre facture ou avoir. Ne joignez en aucun cas une copie supplémentaire de la facture. Les pièces jointes doivent être utilisées uniquement comme documents nécessaires à l'approbation de votre facture. ​

Le récapitulatif de la facture contient le total net, brut et la TVA. Si vous êtes dans une région du monde où la TVA est référencée au niveau de l'article, le type et le montant de la TVA ont été entrés après l'acceptation du bon de commande. Si vous êtes situé dans la région du monde où la TVA est référencée au niveau du récapitulatif uniquement, saisissez le montant total de la TVA de la facture ou de l'avoir. Cliquez sur « Aperçu » avant d'envoyer votre facture ou avoir. ​

Comme vous pouvez le constater, il est très facile de convertir votre bon de commande via la page « Mes bons de commande ». Si vous avez besoin d’aide pour naviguer sur le portail Tungsten Network ou si vous rencontrez un problème technique lors de l’utilisation du site, nous vous conseillons de consulter la page Aide et assistance.​

Pour plus d’informations et pour visionner d’autres vidéos, merci de consulter la section ​« Aide et assistance »